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Screenshot: Startseite xrechnung.io
Registrierung
Im ersten Teil der Registrierung werden die Unternehmensdaten erfasst. Ein Sternchen (*) (1) hinter der Feldbeschreibung symbolisiert, dass es sich hierbei um ein Pflichtfeld handelt. Diese Pflichtfelder müssen von dem Nutzer vor dem Klick auf den Button "weiter" ausgefüllt werden. Die E-Mail-Adresse im ersten Teil sollte die zentrale E-Mail-Adresse der Organisation sein (2).
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Rechnungsübersicht
Mit dem Klick auf "E-Rechnung erstellen" gelangt der Nutzer in die Übersichtsmaske für Rechnungen.
Screenshot: Rechnungsübersicht
Am linken Bildschirmrand (1) befindet sich das Hauptmenü, welches Schritt für Schritt durch den Erfassungsprozess für elektronische Rechnung leitet. Bei der Bearbeitung sind Nutzer allerdings nicht an eine feste Reihenfolge gebunden. Für einen schnellen Überblick, in welchen Bereichen noch Pflichtangaben fehlen, werden die entsprechenden Menüpunkte mit einem roten "x" gekennzeichnet.
Info | ||
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Es wird empfohlen, mit Vorlagen zu arbeiten. Wiederkehrende Angaben, zum Beispiel die Angaben zum Rechnungssteller oder zur Zahlungsart, können einmalig eingegeben, als Vorlage gespeichert und dann wiederverwendet werden. Bei der nächsten Rechnung kann dann direkt mit der Vorlage begonnen werden. Grundsätzlich kann jede Rechnung als Vorlage verwendet werden, indem eine Kopie erstellt wird. Dabei werden allerdings Rechnungsnummer und ggfs. rechnungsbegründende Unterlagen gelöscht, um eine versehentliche Übernahme dieser Informationen zu vermeiden. |
Auf der Startseite erhalten Nutzer einen Überblick (2). Die Positionierung der einzelnen Rechnungsbestandteile orientiert sich am herkömmlichen Rechnungsaufbau. In der Übersicht werden die wichtigsten Rechnungsdetails dargestellt und von diesen kann direkt zum gewünschten Modul gesprungen werden.
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Screenshot: E-Rechnung - Informationen zum Rechnungsempfänger
An mehreren Stellen ist es vorgesehen, Zusatzangaben (1) zu machen. Durch eine dunkelblaue Schaltfläche wird darauf hingewiesen, dass zusätzliche Angaben gemacht werden können. Mit einem Klick auf den Button werden weitere Felder eingeblendet.
Screenshot: E-Rechnung - Anhänge zur Rechnung / Rechnungsbegründende Unterlagen
Im Menüpunkt Anhänge / Verweise können rechnungsbegründende Unterlagen hochgeladen werden.
In diesem Bereich (1) werden alle hochgeladenen Anhänge (z.B. rechnungsbegründende Unterlagen) aufgelistet. Diese werden fortlaufend durchnummeriert. Ein hochgeladener Anhang kann über das Löschen-Symbol gelöscht werden.
Über den Bereich (2) können (weitere) Dateianhänge für die jeweilige E-Rechnung hochgeladen werden. Erlaubte Dateitypen für Anhänge sind PDF, PNG, JPG, XLSL, ODS und CSV. Die Gesamtgröße der hochgeladenen Dateien darf in Summe 10 MByte nicht überschreiten.
Screenshot: Externe Verweise
Neben Dateianhängen kann auf rechnungsbegründende Unterlagen auch in Form eines Verweises (1) (Internet-Adresse bzw. URL) im Bereich "Externe Verweise" verwiesen werden. Über das "+" Symbol kann der Nutzer einen weiteren Verweis hinzufügen.
Rechnung generieren
Screenshot: E-Rechnung - Rechnung generieren
Im letzten Menüpunkt "Rechnung generieren" kann eine E-Rechnung über einen Button (1) erzeugt und lokal abgespeichert werden. Es ist dabei zu beachten (2), dass eine Rechnung nach der Generierung nicht mehr verändert werden kann.
Screenshot: Übersicht der generierten Rechnungen
Nach der Generierung der E-Rechnung werden Nutzer auf die Startseite geleitet. Dort befindet sich die generierte Rechnung unter dem Menüpunkt "E-Rechnung - generiert" (1). Über die Aktionssymbole hat der Nutzer die Möglichkeit, die Datei (im XRechnungs-Format), das PDF oder das Validierungsergebnis herunterzuladen. Ebenso ist an dieser Stelle vorgesehen, eine so erstellte Rechnung zu kopieren und als Vorlage für weitere Rechnungen zu verwenden. Über das Mülleimer-Symbol kann die Rechnung gelöscht werden.
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