VMP im Überblick
Der Vergabemarktplatz ist eine Software, die die Kommunikation und Transaktion bei der Durchführung von Ausschreibungen nach Maßgabe des deutschen Vergaberechts sowie von inversen Auktionen unterstützt. Er ist vollständig "webbasiert" nutzbar (im Internet-Browser). Eine zusätzliche Softwareinstallation ist nicht erforderlich.
Die offene und moderne Architektur des Vergabemarktplatz erlaubt die integrierte Nutzung eines Vergabemanagementsystems wie auch die Anbindung unterschiedlicher Drittsysteme über Schnittstellen, von vorgelagerten ERP-Systemen bis hin zur Anbindung von Veröffentlichungsorganen.
Mit Hilfe des Moduls: "Bekanntmachungen" suchen Unternehmen auf dem Vergabemarktplatz Bekanntmachungsinformationen und lassen sich diese anzeigen. Bei Verfahren, die eine vollelektronische Abwicklung zulassen, kann im Fenster mit den Bekanntmachungsinformationen die Zulassung zur Verfahrensteilnahme beantragt werden.
Nicht allen Verfahren in der Datenbank erlauben heute die vollelektronische Abwicklung. Grund ist, dass diese entweder nicht durch den jeweiligen Auftraggeber vorgesehen wurde oder, dass die Bekanntmachung von einer Quelle (einem Veröffentlichungsmedium) stammt, welches eine elektronische Abwicklung nicht unterstützt.
Mit einer Antragsbewilligung ("Freischaltung") gewährt die Vergabestelle den Antragstellern Zugang zum sog. "Projektraum". So heißt auf dem Vergabemarktplatz der geschlossene Bereich zu jedem Vergabeverfahren bzw. jeder Bekanntmachung, in dem die Vergabeunterlagen abgerufen und in dem mit der Vergabestelle kommuniziert werden kann.
Um ein elektronisches Angebot oder auf elektronischem Weg einen Antrag zu einem Teilnahmewettbewerb einzureichen, kann über den Projektraum das "Bietertool" gestartet werden – so heißt die Software, die für die Erstellung und Abgabe benötigt wird (mehr Infos hier).
Zutritt zu Projekträumen / Einladungen
Um auf dem Vergabemarktplatz die für Unternehmen freigeschalteten Projekträume zu öffnen, wird das Modul: "Projekte › Freigeschaltet" verwendet. Dabei ist eine Anmeldung am System nötig.
Manchmal fordert eine Vergabestelle Unternehmen von sich aus zur Teilnahme an einem bestimmten Verfahren auf. Das aufgeforderte Unternehmen wird in diesem Fall also nicht zwingend selbst aktiv. Der Vorgang wird als "Einladung" bezeichnet.
Im Modul: "Einladung" werden Projekträume angezeigt, zu denen ein Unternehmen eingeladen wurde. Nimmt ein Unternehmen seine in diesem Modul angezeigte Einladung an, erhält es Zugriff auf den Projektraum. Der freigeschaltete Projektraum wird dann automatisch in die Projektübersicht: "Freigeschaltet" verschoben.
Hinweis: Es kann immer nur ein Projektraum zur Zeit geöffnet sein.
Unternehmenskonto und -benutzer
Am Unternehmenskonto angemeldet, können sog. "Benutzerkonten" erstellt und verwaltet werden. Ein "Benutzer" entspricht einem über das Unternehmenskonto verwalteten Account, der mit dem eigentlichen Unternehmenskonto verquickt ist, aber über eine eigenständige Anmeldung und Einstellungen verfügt.
Das System Vergabemarktplatz unterscheidet zwei Benutzertypen:
- Benutzer ohne Administratorrechte: Diese können die meisten Funktionen des Vergabemarktplatz nutzen (z.B. Recherche, Projektraum etc.) mit Ausnahme der zwei Verwaltungsbereiche, in denen die Stammdaten des Unternehmens und die Benutzer verwaltet werden.
- Benutzer mit Administratorrechten: Diese können durchweg alle Funktionen des Vergabemarktplatz nutzen.
Bekanntmachungssuche
Eine Übersicht der 20 aktuellsten Bekanntmachungen wird auf der Startseite des Vergabemarktplatz immer angezeigt - auch ohne Anmeldung. Die Anmeldung am System hat gleichwohl Vorteile:
- Für das Unternehmenskonto / für jedes Benutzerkonto können auf dem Vergabemarktplatz Suchprofile angelegt werden. Diese können - nach der Anmeldung - auf die Startseite angewendet werden, so dass hier nicht undifferenziert alle, sondern nur persönlich zugeschnittene Ergebnisse angezeigt werden. Auf der persönlichen Startseite gibt es ein Auswahlelement, um Suchprofile auf die Startseite anzuwenden.
- Interessante Bekanntmachungen können für spätere Zwecke auf eine "Vormerkliste" gesetzt werden. Ein Aktionselement in der Suchergebnisliste merkt das gewünschte Verfahren vor.
- Im Fenster mit den Bekanntmachungsinformationen kann sofort die "Freischaltung" beantragt werden, falls der Wunsch besteht Zugriff auf einen Projektraum zu erhalten.
Die Schnellsuche (oben im Vergabemarktplatz) macht möglich, dass von überall aus schnell eine Stichwortsuche angestoßen werden kann. Alle Suchvorgänge können auch hierbei durch das Modul für die Bekanntmachungssuche sehr genau eingegrenzt werden. Zum Beispiel erlaubt die Auftragsgegenstandssuche, nur alle verfügbaren Bekanntmachungen eines ganz bestimmten Bereichs anzuzeigen (z.B. "Bauarbeiten").
Der komfortabelste Weg der Bekanntmachungssuche auf dem Vergabemarktplatz ist der Benachrichtigungsdienst: An die im angemeldeten Konto hinterlegte E-Mail-Adresse wird einmal täglich eine maßgeschneiderte Nachricht mit relevanten Bekanntmachungen gesendet. Eine manuell angestoßene Bekanntmachungssuche kann so entfallen.
Projektraum-Listen
Neben "Freigeschaltet"gibt es noch drei weitere Module, in denen Projekträume verwaltet werden:
- Das Modul: "Freischaltungsanträge" enthält alle Projekträume, bei denen noch die Entscheidung der Vergabestelle aussteht, die Freischaltung abgelehnt wurde oder der Antrag von der Vergabetstelle nicht innerhalb der zulässigen Frist bearbeitet wurde.
- Hinter dem Modul: "Archiv" verbirgt sich eine Liste nicht mehr aktiver oder "unwichtig" gewordener Verfahren (z.B. abgeschlossene Verfahren oder durch die Vergabestelle aufgehoben).
- Im Modul: "Einladung" befinden sich Projekträume, zu denen das Unternehmen von der Vergabestelle eingeladen wurde. Die Einladung kann über das Fenster mit dessen Bekanntmachungsinformationen bestätigt werden.
Suchprofile und Benachrichtigungsdienst
Bei Suchprofilen handelt es sich um Suchkriterien-Zusammenstellungen für die Bekanntmachungssuche. Im Modul: "Suchprofil" können diese erstellt und verwaltet werden.
Suchprofile können auf der Startseite des Vergabemarktplatz eingesetzt werden (siehe "Suche nach Aufträgen) und für den Benachrichtigungsdienst.
Elektronische Angebote / Anträge für Teilnahmewettbewerbe
Mit dem sog. „Bietertool“ stellt der Vergabemarktplatz eine separate Software für die Erstellung elektronischer Angebote und auch Teilnahmeanträge zu Teilnahmewettbewerben bereit. Sofern Leistungen nicht als eine Einzelleistung, sondern in der Menge und getrennt nach Art oder Fachgebiet aufgeteilt vergeben werden, können über das Bietertool entsprechende Angebote zu „Teil-“ bzw. „Fachlosen“ erstellt werden.
Die Software wird über den Projektraum installiert und auch gestartet. Beim Start wird festgestellt, ob die jeweiligen benötigten Projektdaten vom Vergabemarktplatz heruntergeladen werden müssen, oder ob der Benutzer fortfahren kann.
Eine festgelegte Bearbeitungsreihenfolge gibt es im Bietertool nicht. Zuletzt erfolgt der Aufruf des integrierten Abgabe-Assistenten, der mit verschiedenen elektronischen Signaturverfahren umgehen kann. Im Projektraum sowie im Bietertool selbst findet der Benutzer Informationen dazu, welches Signaturniveau eingehalten werden muss.
Mit dem Bietertool eingereichte elektronische Angebote können bis zum Zeitpunkt der Angebotsöffnung zurückgenommen bzw. ersetzt werden (möglich über den Projektraum). Ähnliches ist auch für Teilnahmeanträge möglich. Jeweils nur der zuletzt (pünktlich abgegebene) Teilnahmeantrag wird berücksicht.