Elektronische Angebote zugelassen?
Der Umfang der Nutzung des Vergabemarktplatz, also die elektronisch abgebildeten Schritte im Vergabeverfahren können in den einzelnen Vergaben variieren. Während einige Vergabestellen auf dem System nur Vergabeunterlagen elektronisch bereitstellen, nehmen andere Vergabestellen bereits ausschließlich elektronische Angebote entgegen. Prüfen Sie daher anhand der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen, ob elektronische Angebote zugelassen sind und wenn ja, mit welchem Signaturniveau (qualifizierte Signatur, fortgeschrittene Signatur oder Mantelbogen).
In Zweifelsfällen sollten Sie bei der ausschreibenden Stelle nachfragen.
Eingang eines Angebots
Auch elektronische Angebote müssen vollständig 
vor dem Ablauf der Angebotsfrist eingegangen sein. Wichtig ist also nicht der Zeitpunkt an dem die Übermittlung des Angebotes begonnen wurde, sondern wann das Angebot vollständig eingeht, also der "Upload" auf dem Server abgeschlossen wurde.
Um den rechtzeitigen Eingang von elektronischen Teilnahmeanträgen und Angeboten sicher zu stellen sollten Sie die Kapazität Ihres Internetanschlusses sowie die Größe des Angebotes berücksichtigen.
Weitere Dokumente im Angebot
Bei der Übersendung eigener Unterlagen wie z.B. Broschüren sollte auf die Dateigröße der Unterlagen geachtet werden. Dies gilt auch für eingescannte Dokumente. Ggf. kann durch die Reduzierung der Auflösung von Grafiken oder eingescannten Dokumenten die Größe der Datei erheblich reduziert werden.
Signaturen
Was wird bei der qualifizierte Signatur benötigt?
Für die qualifizierte elektronische Signatur wird ein Kartenlesegerät und eine entsprechende Signaturkarte benötigt. Unterstützt wird eine große Bandbreite an Signaturkarten und Kartenlesegeräten. Einige Anbieter sowie die Systemvoraussetzungen für das Bietertool finden Sie im Service- und Support-Center der cosinex unter http://support.cosinex.de.
Was wird bei der fortgeschrittenen Signatur benötigt?
Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist regelmäßig nicht kartenbasiert, sondern wird als Datei bereitgestellt. Auch hierzu finden Sie einige Anbieter sowie die Systemvoraussetzungen für das Bietertool im Service- und Support-Center der cosinex unter http://support.cosinex.de.
Was ist das sog. Mantelbogenverfahren?
Unter dem Mantelbogenverfahren versteht man die elektronische Angebotsabgabe in Verbindung mit der Abgabe eines handschriftlich signierten Formulars. Hierfür wird keine elektronische Signatur benötigt. Die Unterlagen werden, wie auch im vollelektronischen Verfahren, verschlüsselt übermittelt. Ein gesondertes Anschreiben, der so genannte Mantelbogen, wird mit einer Prüfziffer erstellt. Der Bieter druckt dieses Anschreiben aus, unterschreibt es rechtsgültig und leitet es fristgerecht per Post an die entsprechende Stelle weiter.
Da der unterschriebene Mantelbogen per Post versendet wird, sollte darauf geachtet werden, dass dieser fristgerecht bei der Vergabestelle eingeht. Dementsprechend sollten die Postlaufzeiten mit berücksichtigt werden.
Was wird für das Mantelbogenverfahren benötigt?
Für das Mantelbogenverfahren benötigen Sie lediglich einen PDF-Viewer (z.B. Adobe Reader) um den Mantelbogen anzeigen zu können.
Verwendung des cosinex Bietertools
Zur Übermittlung elektronischer Angebote im Rahmen förmlicher Vergabeverfahren, die auf dem Vergabemarktplatz abgewickelt werden ist die Nutzung des sog. Bietertools vorgesehen.
Die Übermittlung eines Angebotes z.B. per E-Mail genügt nicht und führt im Regelfall zum Ausschluss des so übermittelten Angebotes im Vergabeverfahren.
Bei erstmaliger elektronischer Angebotsabgabe
Wenn Sie zum ersten Mal in diesem oder einem anderen Vergabemarktplatz ein Angebot elektronisch abgeben wollen, empfehlen wir Ihnen:
1. Das Bietertool unter dem Menüpunkt "Angebote" bzw. "Teilnahmeanträge" im jeweiligen Projekt einige Tage vor der geplanten Angebotsabgabe erstmals zu starten
Mit Klick auf den Button "Bietertool starten" beginnt automatisch der Installationsprozess. Je nach Einstellung Ihres Firmennetzwerks kann es sein, dass Sie bei der Erstinstallation Unterstützung Ihres Systemadministrators benötigen.
2. Das Angebot spätestens am Tag vor der Angebotsfrist zu übermitteln
Rechtlicher Hinweis
Bitte beachten Sie, dass die oben genannten Tipps unverbindliche Hinweise des Service- und Support-Teams der cosinex sind.
Die Anforderungen können je Installation und je Vergabeverfahren abweichen. Eine Haftung kann daher nicht übernommen werden.