Prinzip Vergabemarktplatz im Überblick
Auf dem Vergabemarktplatz können Unternehmen an E-Vergabe-Verfahren partizipieren. Über die integrierten Recherchefunktionen werden zunächst die interessanten Bekanntmachungsinformationen ermittelt. Diese enthalten öffentlich zugängliche Informationen über z.B. Auftragsgegenstand, zeitliche Rahmenbedigungen einer nachgefragten Leistungslieferung usw.
Bei Verfahren, die eine vollelektronische Abwicklung über den Vergabemarktplatz zulassen, kann im Fenster mit den Bekanntmachungsinformationen per Knopfdruck die Zulassung zur Verfahrensteilnahme beantragt werden. Mit einer Bewilligung gewährt die Vergabestelle Zugang zu dem sog. "Projektraum". Einsicht der Vergabeunterlagen, die Kommunikation mit der Vergabestelle und auch die Erstellung und Abgabe elektronischer Angebote bzw. Anträge zu Teilnahmewettbewerben werden hier erledigt. Jedes Verfahren hat einen eigenen Projektraum.
Unternehmenskonto und -benutzer
Um den Vergabemarktplatz vollumfänglich nutzen und insbesondere elektronische Angebote oder Teilnahmeanträge abgeben zu können, müssen sich Unternehmen zunächst ein sog. Unternehmenskonto einrichten.
Im Unternehmenskonto angemeldet, können sog. "Benutzerkonten" erstellt und verwaltet werden. Ein "Benutzer" entspricht einem über das Unternehmenskonto verwalteten Account, der mit dem Unternehmenskonto verquickt ist und über eine eigenständigen Anmeldung verfügt. Aus sicherheitstechnischen Gründen ist die Einrichtung von mehreren Benutzern praktikabel.
Das System Vergabemarktplatz unterscheidet zwei Benutzertypen:
- Benutzer ohne Administratorrechte: Diese können die meisten Funktionen des Vergabemarktplatz nutzen (z.B. Recherche, Projektraum etc.), mit Ausnahme der zwei Verwaltungsbereiche, in denen die Stammdaten des Unternehmens und die Benutzer verwaltet werden.
- Benutzer mit Administratorrechten: Diese können durchweg alle Funktionen des Vergabemarktplatz nutzen.
Suche nach Aufträgen
Der Vergabemarktplatz setzt keine Anmeldung am System voraus, um die neuesten Bekanntmachungen zu finden. Die Startseite des Vergabemarktplatz gibt zum Beispiel eine Übersicht der 20 aktuellsten Bekanntmachungen (aller Bereiche) in Listenform aus.
Von der Anmeldung wird jedoch profitiert:
- Für das Unternehmenskonto / für jedes Benutzerkonto können auf dem Vergabemarktplatz Suchprofile angelegt werden. Diese können - nach der Anmeldung - auf die Startseite angewendet werden, so dass hier persönlich zugeschnittene Ergebnisse angezeigt werden. Auf der persönlichen Startseite befindet sich ein Auswahlelement, um zuvor gespeicherte Suchprofile auf diese Seite anzuwenden.
- Interessante Bekanntmachungen können für spätere Zwecke auf eine "Vormerkliste" gesetzt werden. Ein Aktionselement in der Suchergebnisliste merkt das gewünschte Verfahren vor.
- Im Fenster mit den Bekanntmachungsinformationen kann sofort die "Freischaltung" beantragt werden, wenn der Wunsch besteht, Zugriff auf einen Projektraum zu erhalten.
Oben im Vergabemarktplatz gibt es zum Zwecke der Bekanntmachungssuche ein Eingabefeld. Hier kann jederzeit schnell ein Suchbegriff eingegeben werden, nach dem die Datenbank mit den Bekanntmachungen abgesucht werden soll (z.B. "Bau*"). Die Übertragung in das Modul für die Bekanntmachungssuche erfolgt automatisch.
Alle Suchvorgänge können durch das Modul für die Bekanntmachungssuche sehr genau eingegrenzt werden (wie z.B.: Soll nach eu-weit oder national veröffentlichten Bekanntmachungen gesucht werden?). Dafür gibt es verschiedene Filter, die auch miteinander kombiniert angewendet werden können. Die Gruppierung nach Auftragsgegenständen zählt dazu. Sie erlaubt es, alle verfügbaren Bekanntmachungen eines ganz bestimmten Bereichs anzuzeigen (z.B. "Bauarbeiten").
Der komfortabelste Weg der Bekanntmachungssuche auf dem Vergabemarktplatz ist aber wohl der Benachrichtigungsdienst. Streng genommen handelt es sich hierbei nicht um einen Suchvorgang, sondern eher einen "Lieferdienst": An die im angemeldeten Konto hinterlegte E-Mail-Adresse wird einmal täglich eine maßgeschneiderte Nachricht mit relevanten Bekanntmachungen gesendet, sofern der Dienst aktiviert ist. Auch für den Benachrichtigungsdienst dienen die vom Benutzer im System gespeicherten Suchprofile dabei als Grundlage.
Zutritt zu Projekträumen
Um Projekträume öffnen zu können, ist die Anmeldung am System nötig. Im Navigationsmenü des Vergabemarktplatz steht nach der Anmeldung der für das Öffnen zu verwendende Menüpunkt: "Projekte › Freigeschaltet" zur Auswahl. Dort finden sich alle bereits freigeschalteten Projekträume, d.h. solche, die von dem Unternehmen tatsächlich geöffnet werden können, um die Vergabeunterlagen abzurufen, mit der Vergabestelle zu kommunizieren, oder um elektronische Angebote oder Teilnahmeanträge zu Teilnahmewettbewerben zu erstellen.
Hinweis: Es kann immer nur ein Projektraum zur Zeit offen sein.
Projektlisten
Neben dem für den Zutritt zu Projekten gebrauchten Menüpunkt: "Projekte › Freigeschaltet" (Menüpunkte werden auf dem Vergabemarktplatz übrigens als "Module" bezchnet), gibt es noch drei weitere Menüpunkte, in denen die Projekträume listenartig gruppiert sind.
Das Modul: "Freischaltungsanträge" enthält alle Projekträume, wo die Entscheidung der Vergabestelle noch aussteht, die Freischaltung abgelehnt wurde oder der Antrag von der Vergabetstelle nicht innerhalb der zulässigen Frist bearbeitet wurde. Hinter dem Modul: "Archiv" verbirgt sich eine Liste nicht mehr aktiver oder "unwichtig" gewordener Verfahren (z.B. abgeschloße Verfahren , oder durch die Vergabestelle aufgehoben).
Manchmal fordert eine Vergabestelle von sich aus ein Unternehmen zur Teilnahme an einem bestimmten Verfahren auf. Dieser Vorgang wird als "Einladung" bezeichnet. Entsprechend werden im Modul: "Einladung" Projekträume gruppiert, zu denen das Unternehmen eine Einladung erhalten hat. Nimmt es seine Einladung an, erhält das Unternehmen unmittelbar Zugriff auf den Projektraum.
Suchprofile
- Erstellen
- Verwenden (wo?)
Elektronische Angebote / Anträge für Teilnahmewettbewerbe
Über den erwähnten Projektraum wird schlußendlich auch das
Oft kommt es im Vorwege zu einer Eignungsprüfung.
Dafür ist zunächst nötig, sich kostenlos zu registrieren (Unternehmensstammdaten und Kontakt-/Adressdaten eingeben, Tätigkeitsbereich festlegen etc.).
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Über die entsprechenden Projekt-Listen gelangt ein Nutzer - sofern er Zugriff auf das Projekt hat - in den jeweiligen Projektraum.
Unter anderem ermöglicht die Erstellung eines Unternehmenskontos auch, für Unternehmen Tätigkeitsbereiche anzugeben. Vergabestellen können auf der Suche nach geeigneten Unternehmen gezielt Ausschau halten nach potentiellen Bietern, die sich für bestimmte Branchen eingetragen haben. Hierdurch werden diese Unternehmen für die Vergabestelle also gut auffindbar. Mitunter ergibt sich für Unternehmen die Chance, nicht selbst tätig werden zu müssen, sondern auf ein Verfahren aufmerksam gemacht zu werden.