Über den Vergabemarktplatz

Prinzip E-Vergabe (Vergabemarktplatz) im Überblick

Aus Sicht von Unternehmen besteht die Aufgabe des Vergabemarktplatz darin, die neuesten verfügbaren Bekanntmachungen von Öffentlichen Auftraggebern recherchierbar zu machen und anzuzeigen. Gleichzeitig geht es darum, sich an den über das Portal abgewickelten Vergabeverfahren vollelektronisch zu beteiligen.

Hierzu verfügt das Portal zunächst einmal - einfach gesagt - über geeignete

• Recherchefunktionen und
• Funktionen, die es Unternehmen erlauben, sich bei einer ausschreibenden Stelle für den Einblick der Vergabeunterlagen online zu bewerben.

Über die Recherchefunktionen ermitteln Unternehmen zunächst die für sie interessanten Bekanntmachungsinformationen. Bekanntmachungsinformationen enthalten öffentlich zugängliche Informationen über z.B. Auftragsgegenstand, zeitliche Rahmenbedigungen einer nachgefragten Leistungslieferung usw.
Unternehmen können den Bekanntmachungsinformationen entnehmen,was zu tun ist, um als Anbieter aufzutreten.

Bei Verfahren, die eine vollelektronische Abwicklung über den Vergabemarktplatz zulassen, kann im Fenster mit den Bekanntmachungsinformationen per Knopfdruck die Zulassung zur Verfahrensteilnahme beantragt werden. Bei einer Bewilligung gewährt die Vergabestelle den zugelassenen Unternehmen so die Einsicht der sog. Vergabeunterlagen. Hierbei handelt es sich im Gegensatz zu den allgemeinen Bekanntmachungsinformationen um nicht-öffentliche gemachte Dokumente und Informationen. Durch die Freischaltung ermöglicht die Vergabestelle außerdem den entsprechenden Unternehmen die Abgabe eines Angebots.

Alle "Nicht-öffentliche" Vorgänge im E-Vergabesystem (d.h. also die Einsicht der Vergabeunterlagen, die Kommunikation mit der Vergabestelle sowie die Erstellung und Abgabe eines elektronischen Angebots) erfolgen innerhalb eines sog. "Projektraums". Hiermit ist ein abgeschlossener Bereich des Systems gemeint, der nur den Unternehmen zugänglich ist, deren Zulassung zu einer bestimmten Verfahrensteilnahme (also eine Freischaltung) aktiv von der Vergabestelle bestätigt wurde. Jedes Verfahren verfügt über einen eigenen Projektraum.

Unternehmenskonto und -benutzer

Um den Vergabemarktplatz vollumfänglich nutzen und insbesondere elektronische Angebote oder Teilnahmeanträge abgeben zu können, müssen sich Unternehmen zunächst ein sog. Unternehmenskonto einrichten.

Unter anderem ermöglicht die Erstellung eines Unternehmenskontos auch, für Unternehmen Tätigkeitsbereiche anzugeben. Vergabestellen können auf der Suche nach geeigneten Unternehmen gezielt Ausschau halten nach potentiellen Bietern, die sich für bestimmte Branchen eingetragen haben. Hierdurch werden diese Unternehmen für die Vergabestelle also gut auffindbar. Mitunter ergibt sich für Unternehmen die Chance, nicht selbst tätig werden zu müssen, sondern auf ein Verfahren aufmerksam gemacht zu werden.

Im Unternehmenskonto angemeldet, können sog. "Benutzerkonten" erstellt und verwaltet werden. Die Einrichtung von Benutzerkonten ist vor allem praktikabel, wenn mehrere Personen mit der unterschiedlichen Anmeldungen und Rechten auf dem System Vergabemarktplatz (im Namen des Unternehmens) arbeiten sollen. Ein "Benutzer" entspricht einem vom Unternehmenskonto verwalteten Account für den Vergabemarktplatz mit einer eigenständigen Anmeldung. Aus sicherheitstechnischen Gründen ist die Einrichtung von mehreren Benutzern oft praktikabel.

Das System Vergabemarktplatz unterscheidet zwei Benutzertypen:

• Benutzer ohne Administratorrechte: Diese können die meisten Funktionen des Vergabemarktplatz nutzen (z.B. Recherche, Projektraum etc.), mit Ausnahme der zwei Verwaltungsbereiche, in denen die Stammdaten des Unternehmens und die Benutzer verwaltet werden.
• Benutzer mit Administratorrechten: Diese können durchweg alle Funktionen des Vergabemarktplatz nutzen.

Suche nach Aufträgen

Auch ohne Anmeldung sind auf dem Vergabemarktplatz schon auf der Startseite immer die neuesten Bekanntmachungen zu finden. Die hier angezeigten Bekanntmachungen sind allerdings undifferenziert. Infolge eines Login besteht die vorteilhafte Möglichkeit, die auf dem Vergabemarktplatz hinterlegbaren Suchprofile auf die Startseite anzuwenden. Die neuesten verfügbaren Bekanntmachungen werden so unter Verwendung der durch das Suchprofil vordefinierten Einstellungen gefiltert und sofort auf der Startseite angezeigt.

Eine andere Möglichkeit Bekanntmachungen zu recherchieren ist die Suchfunktion. Im Vergabemarktplatz kann z.B. oben ein Suchbegriff in das Suchfeld, die sog. Schnell-Suchfunktion, eingegeben werden. Dieser wird nach Bestätigung automatisch in das Modul für die Bekanntmachungssuche übertragen, wo zudem verschiedene Filtereinstellungen ausgewählt werden können, mit denen ein Suchvorgang noch genauer definiert werden kann (wie z.B.: Soll nach eu-weit oder national veröffentlichten Bekanntmachungen gesucht werden?). Selbstverständlich steht der Bereich für die Bekanntmachungssuche auch direkt über das Navigationsmenü zur Auswahl.

Den "komfortabelsten" Weg der Bekanntmachungssuche stellt sicher aber sicher der Benachrichtigungsdienst dar. An das im System hinterlegte E-Mail-Konto wird einmal täglich eine Nachricht mit relevanten Bekanntmachungen gesendet.

Zutritt zu Projekträumen

Auf Vergabeunterlagen zugreifen, mit der Vergabestelle kommunizieren, Angebote oder Anträge zu Teilnahmewettbewerben abgeben: Um freigeschaltete Projekträume zu betreten, ist immer erst die Anmeldung am System erforderlich.

Nach der Anmeldung auf dem Vergabemarktplatz (egal ob mit dem Unternehmenskonto oder als Benutzer) erscheinen alle für das Unternehmen freigeschalteten Projekträume im Navigationsmenü unter: "Projekte › Freigeschaltet". Zu Anträgen, bei denen die Entscheidung der Vergabestelle noch aussteht, die Freischaltung abgelehnt wurde oder der Antrag von der Vergabetstelle nicht innerhalb der zulässigen Frist bearbeitet wurde, gibt es hingegen die Liste: "Freischaltungsanträge".

In einigen Fällen wird die Vergabestelle selbst aktiv und fordert Unternehmen zu einer Teilnahme auf; auf dem Vergabemarktplatz wird dieser Vorgang als "Einladung" bezeichnet. Nimmt ein Unternehmen seine Einladung an, erhält das zugelassene Unternehmen unmittelbar Zugriff auf den entsprechenden Projektraum.

Suchprofile

• Erstellen
• Verwenden (wo?)

Elektronische Angebote / Anträge für Teilnahmewettbewerbe

Über den erwähnten Projektraum wird schlußendlich auch das

Oft kommt es im Vorwege zu einer Eignungsprüfung.

Dafür ist zunächst nötig, sich kostenlos zu registrieren (Unternehmensstammdaten und Kontakt-/Adressdaten eingeben, Tätigkeitsbereich festlegen etc.).

.........

Über die entsprechenden Projekt-Listen gelangt ein Nutzer - sofern er Zugriff auf das Projekt hat - in den jeweiligen Projektraum.