Mit unserem Dienst xrechnung.io können insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen elektronische Rechnungen nach Maßgabe des nationalen XRechnungs-Standards generieren. Das Angebot bietet Nutzern die Möglichkeit, eine beliebige Anzahl an Rechnungen zu erstellen, rechnungsbegründende Unterlagen hinzuzufügen und die Rechnung ergänzend in einem barrierefreien PDF-Dokument auszugeben. Jede Rechnung wird während der Erstellung validiert und kann komfortabel korrigiert werden. Der Versand an den Rechnungsempfänger erfolgt dann zum Beispiel per E-Mail. In weiteren Ausbaustufen dieses Portals sind der Rechnungsversand an angebundene Rechnungsempfänger sowie an weitere E-Rechnungseingangs-Portale geplant. Die Nutzung der Basisfunktionen zur Erstellung von E-Rechnungen ist kostenfrei.
Um eine elektronische Rechnung im XRechnungs-Format zu erstellen, ist die Registrierung eines Accounts bei xrechnung.io erforderlich. Dies ist mit einem Klick auf den Button "Registrierung" möglich. Sollte bereits ein Account bestehen, können Nutzer sich über den Button "Login" direkt einloggen.
Screenshot: Startseite xrechnung.io
Registrierung
Im ersten Teil der Registrierung werden die Unternehmensdaten erfasst. Ein Sternchen (*) (1) hinter der Feldbeschreibung symbolisiert, dass es sich hierbei um ein Pflichtfeld handelt. Diese Pflichtfelder müssen von dem Nutzer vor dem Klick auf den Button "weiter" ausgefüllt werden. Die E-Mail-Adresse im ersten Teil sollte die zentrale E-Mail-Adresse der Organisation sein (2).
Screenshot: Registrierung am Beispiel von xrechnung.io, Angabe der Unternehmensdaten
Die Felder im zweiten Teil dienen der Hinterlegung der Daten des Erstbenutzers. Die hier eingegebene E-Mail-Adresse wird auch für das persönliche Login des Benutzers verwendet.
Screenshot: Registrierung am Beispiel von xrechnung.io, Angabe der Daten des Erstnutzers
Nach einem Klick auf den Button "weiter" muss den Nutzungsbedingungen und der Datenschutzerklärung zugestimmt werden. Mit dem Klick auf "Registrierung" wird der Registrierungsvorgang durchgeführt.
An die angegebene E-Mail-Adresse des Erstnutzers wird eine Aktivierungs-E-Mail gesendet. In dieser ist ein Aktivierungslink enthalten. Sobald dieser angeklickt wird ist die Registrierung erfolgreich abgeschlossen.
Screenshot: Einwilligung in Nutzungsbedingungen und Datenschutzbestimmungen
Einloggen in den Benutzeraccount für Rechnungssteller
Über den Button "Login" gelangt der Nutzer zur Login-Seite für Rechnungssteller. Nach Eingabe der Zugangsdaten erfolgt die Anmeldung nach einem Klick auf den entsprechenden Button.
Screenshot: Login am Beispiel von xrechnung.io
Hauptmenü
Nach dem Login gelangen die Nutzer auf die Startseite. Im Kopf der Startseite ist es möglich, sich aus der Anwendung (1) auszuloggen. Des Weiteren kann hier die Sprache (2) geändert werden. Im Aktionsmenü (3) kann zwischen den Möglichkeiten "E-Rechnung erstellen", "E-Rechnung importieren" und "Zwischenstand importieren" ausgewählt werden.
Soweit bereits Rechnungen erstellt wurden, können diese vorhandenen E-Rechnungen als Vorlage verwendet werden, etwa um die Daten zum Rechnungsempfänger zu übernehmen. Die Arbeit mit Vorlagen wird im Verlauf dieser Kurzanleitung weiter erläutert.
Im Bereich "E-Rechnung importieren" können vom lokalen Rechner des Nutzers (im Sinne des Formats XRechnung) valide E-Rechnungen hochgeladen und importiert werden.
Mit "Zwischenstand importieren" können nicht vollständige Teil-Entwürfe einer elektronischen Rechnung im XRechnungs-Standard für die weitere Bearbeitung hochgeladen werden. Der Ex-, wie auch der Import von Zwischenständen kann im Servicefall dazu dienen, dem Support-Team der cosinex den Zwischenstand einer E-Rechnung zur weiteren Analyse zur Verfügung zu stellen.
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Screenshot: Startseite nach Login
In den Tabellen "E-Rechnungen - in Bearbeitung" (1) und "E-Rechnungen generiert" (2) werden Arbeitsstände noch nicht generierter E-Rechnungen und Kopien bereits generierter E-Rechnungen aufgeführt. Für deren Bearbeitung stehen dem Nutzer verschiedene Funktionen zur Verfügung. Diese werden in der Legende im Detail erläutert.
Screenshot: Startseite nach Login
Die Aktionsschaltflächen (1) dienen der Bearbeitung, dem Kopieren und dem Löschen elektronischer Rechnungen oder entsprechender Entwürfe. Zudem werden Möglichkeiten zum Download generierter Rechnungen im maschinenlesbaren Format XRechnung (als XML-Datei) oder als "menschenlesbares" und barrierefreies PDF-(UA)Format gegeben. Des Weiteren kann der Nutzer hier einen Validierungsbericht herunterladen. Diese Datei dokumentiert die Konformität der jeweiligen E-Rechnung im Hinblick auf den Standard XRechnung.
Hinweis
Bei der Kopie einer Rechnung werden Rechnungsnummer, Rechnungsdatum sowie rechnungsbegründende Unterlagen nicht übernommen, um Fehler zu vermeiden
Die Statusinformationen (2) werden bei Rechnungsentwürfen angezeigt. So ist auf den ersten Blick erkennbar, zu welchen elektronischen Rechnungen alle Pflichtfelder bereits befüllt und welche erfolgreich validiert wurden.
Rechnungsübersicht
Mit dem Klick auf "E-Rechnung erstellen" gelangt der Nutzer in die Übersichtsmaske für Rechnungen.
Screenshot: Rechnungsübersicht
Am linken Bildschirmrand (1) befindet sich das Hauptmenü, welches Schritt für Schritt durch den Erfassungsprozess für elektronische Rechnung leitet. Bei der Bearbeitung sind Nutzer allerdings nicht an eine feste Reihenfolge gebunden. Für einen schnellen Überblick, in welchen Bereichen noch Pflichtangaben fehlen, werden die entsprechenden Menüpunkte mit einem roten "x" gekennzeichnet.
Hinweis
Es wird empfohlen, mit Vorlagen zu arbeiten. Wiederkehrende Angaben, zum Beispiel die Angaben zum Rechnungssteller oder zur Zahlungsart, können einmalig eingegeben, als Vorlage gespeichert und dann wiederverwendet werden. Bei der nächsten Rechnung kann dann direkt mit der Vorlage begonnen werden.
Grundsätzlich kann jede Rechnung als Vorlage verwendet werden, indem eine Kopie erstellt wird. Dabei werden allerdings Rechnungsnummer und ggfs. rechnungsbegründende Unterlagen gelöscht, um eine versehentliche Übernahme dieser Informationen zu vermeiden.
Auf der Startseite erhalten Nutzer einen Überblick (2). Die Positionierung der einzelnen Rechnungsbestandteile orientiert sich am herkömmlichen Rechnungsaufbau. In der Übersicht werden die wichtigsten Rechnungsdetails dargestellt und von diesen kann direkt zum gewünschten Modul gesprungen werden.
Hinweis
Die Rechnungsübersicht ist hilfreich, wenn mehrere elektronische Rechnungen gespeichert wurden. In der Übersicht werden die wesentlichen Details vorgehalten. Diese Seite ist druckoptimiert und kann daher über die Druckfunktion des Browsers auch ausgedruckt werden.
Im Aktionsmenü kann der Zwischenstand (3) jederzeit exportiert werden. Mit dem Button "Speichern", welcher sich neben dem Aktionsmenü befindet, kann der aktuelle Stand der Rechnung gespeichert werden. Das Speichern eines Zwischenstands ist auch möglich, wenn noch nicht alle Pflichtfelder der Rechnung ausgefüllt wurden.
Da mit jeder Bearbeitung auch die rechnungsbegründenden Unterlagen aus der E-Rechnung extrahiert und hiernach wieder gespeichert werden, kann es bei umfassenden Dateianhängen im Bereich dieser Unterlagen zu einigen Sekunden Verzögerung kommen. Daher empfiehlt es sich, dass die rechnungsbegründenden Unterlagen erst am Ende der Rechnungserstellung hochgeladen werden. Der Button neben dem Aktionsmenü (4) ermöglicht es, die Ansicht und damit die E-Rechnung zu verlassen. Vor dem Verlassen der Rechnung sollte diese gespeichert werden. Eine automatische Speicherung von Zwischenständen ist nicht vorgesehen.
Screenshot: E-Rechnung - Informationen zum Rechnungsempfänger
Über das Hauptmenü oder die Rechnungsübersicht kann zum gewünschten Bearbeitungsschritt der Rechnung navigiert werden. Der gerade aktive Menüpunkt wird dann in der Navigation hervorgehoben (1).
Pflichtfelder (2) werden durch die jeweilige Bezeichnung in Verbindung mit einem roten Strich und einem Kreis mit "x" markiert. Diese müssen vor der Erstellung einer E-Rechnung ausgefüllt sein. Neben jedem Eingabefeld sind - mit blauem Hintergrund - Informationsfelder vorgesehen (2). Wird der Mauszeiger darauf positioniert, werden Ausfüllhinweise zu dem Feld im Rahmen eines sog. „Tooltip“ angezeigt.
Fehlermeldungen bezogen auf das Feld (3) werden jeweils unterhalb dieses Eingabefelds angezeigt. Sobald eine Pflichtangabe fehlt oder eine Fehlermeldung verbleibt, wird im Hauptmenü bei dem entsprechenden Menüpunkt ein rotes Feld angezeigt.
Screenshot: E-Rechnung - Informationen zum Rechnungsempfänger
An mehreren Stellen ist es vorgesehen, Zusatzangaben (1) zu machen. Durch eine dunkelblaue Schaltfläche wird darauf hingewiesen, dass zusätzliche Angaben gemacht werden können. Mit einem Klick auf den Button werden weitere Felder eingeblendet.
Screenshot: E-Rechnung - Anhänge zur Rechnung / Rechnungsbegründende Unterlagen
Im Menüpunkt Anhänge / Verweise können rechnungsbegründende Unterlagen hochgeladen werden.
In diesem Bereich (1) werden alle hochgeladenen Anhänge (z.B. rechnungsbegründende Unterlagen) aufgelistet. Diese werden fortlaufend durchnummeriert. Ein hochgeladener Anhang kann über das Löschen-Symbol gelöscht werden.
Über den Bereich (2) können (weitere) Dateianhänge für die jeweilige E-Rechnung hochgeladen werden. Erlaubte Dateitypen für Anhänge sind PDF, PNG, JPG, XLSL, ODS und CSV. Die Gesamtgröße der hochgeladenen Dateien darf in Summe 10 MByte nicht überschreiten.
Screenshot: Externe Verweise
Neben Dateianhängen kann auf rechnungsbegründende Unterlagen auch in Form eines Verweises (1) (Internet-Adresse bzw. URL) im Bereich "Externe Verweise" verwiesen werden. Über das "+" Symbol kann der Nutzer einen weiteren Verweis hinzufügen.
Rechnung generieren
Screenshot: E-Rechnung - Rechnung generieren
Im letzten Menüpunkt "Rechnung generieren" kann eine E-Rechnung über einen Button (1) erzeugt und lokal abgespeichert werden. Es ist dabei zu beachten (2), dass eine Rechnung nach der Generierung nicht mehr verändert werden kann.
Screenshot: Übersicht der generierten Rechnungen
Nach der Generierung der E-Rechnung werden Nutzer auf die Startseite geleitet. Dort befindet sich die generierte Rechnung unter dem Menüpunkt "E-Rechnung - generiert" (1). Über die Aktionssymbole hat der Nutzer die Möglichkeit, die Datei (im XRechnungs-Format), das PDF oder das Validierungsergebnis herunterzuladen. Ebenso ist an dieser Stelle vorgesehen, eine so erstellte Rechnung zu kopieren und als Vorlage für weitere Rechnungen zu verwenden. Über das Mülleimer-Symbol kann die Rechnung gelöscht werden.