Mit cosinex WebForms steht ein neues Dateiformat zur Verfügung, das die digitale Erfassung von strukturierten Daten in Formularen vereinfacht – standardisiert und barrierefrei. WebForms-Dateien haben die Dateiendung ".cwf".
Sobald ein Formular im WebForms-Format bereitgestellt wird, erfolgt der Zugriff über die entsprechende Web-Anwendung oder auch lokal auf dem Rechner über den WebForms-Editor: https://editor.webforms.de/
Das WebForms-Dateiformat ist vergleichbar mit anderen Dateiformaten. Im Rahmen der Vergabe-/Teilnahmeunterlagen innerhalb eines Projektraums können diese entsprechend zur Verfügung stehen und müssen dann auch entsprechend - je nach Vorgabe der jeweiligen Vergabestelle - dem Angebot beigefügt werden.
Die WebForms-Dateien haben zum einen die Dateiendung ".cwf" und zum anderen werden diese innerhalb der Spalte "Typ" mit dem Icon 
gekennzeichet
Über das "Lupen-" Symbol innerhalb der Aktionsspalte kann die Datei im Nur-Lesen-Modus in einem neuen Tab geöffnet werden.
Es handelt sich hierbei um eine reine Vorschaufunktion. Eine Bearbeitung der WebForms-Dateien ist nicht möglich.
Bei der Angebotsabgabe müssen diese Dateien - sofern es sich um Formulare handelt die von der Vergabestelle zurückgefordert werden (Kategorie "Vom Unternehmen auszufüllende Dokumente") - bearbeitet und dem Angebot beigefügt werden. Die Bearbeitung bzw. die Vorgehensweise richtet sich hierbei nach der Verwendung des jeweiligen "Abgabetools". Aktuell besteht die Möglichkeit der "webbasierten Angebotsabgabe" oder das aktuell noch bestehende Desktop-"Bietertool" zu nutzen.
Sofern von einer Vergabestelle innerhalb der Vergabe-/Teilnahmeunterlagen cwf-Datein bereitgestellt wurden und diese auch in der Kategorie "Vom Unternehmen auszufüllende Dokumente" hinterlegt sind, werden diese explizit im Bereich "Abzugebende Dateien" ausgegeben. An dieser Stelle besteht die Möglichkeit die Dateien direkt zu öffnen, zu bearbeiten und zu speichern.
Mit klick auf das "Stift-Icon" öffnet sich die DTEI direkt im Webforms-Editor. An dieser Stelle können nun die bearbeitbaren Felder entsprechend ausgefüllt werden.
Nach dem Speichern der Änderungen, kann das Dokument/Formular geschlossen werden.
Sofern alle Pflichtangaben in einem Dokument/Formular ausgefüllt wurden, werden diese nun im Bereich der "ausgefüllten WebForms" hinterlegt und als "vollständig" markiert.
Wurden Änderungen vorgenommen, aber nicht alle Pflichtangaben ausgefüllt, werden diese als "unvollständig" markiert.
An dieser Stelle ist daher ekennbar, ob noch pflichtige Angaben fehlen. Eine erneute Bearbeitung ist dann aber weiterhin möglich.
Die Bearbeitung der cwf-Dateien ist grundsätzlich nicht pflichtig durchzuführen. Eine technische Abgabe ist trotz nicht ausgefüllter cwf-Dateien immer möglich. Im Bereich der "Abgabe" wird allerdings noch einmal ein Hinweis ausgegeben, sofern es noch nicht bearbeitete Dateien vorhanden sind.
Welche Dateien, in welcher Form dem Angebot beigefügt werden, liegt im Verantwortungsbereich des jeweiligen Bieters. Hier muss sichergestellt werden, dass die geforderten Unterlagen vollständig im Angebot vorhanden sind.
Bei Verwendung des Desktop-Bietertools, werden die cwf-Dateien im Bereich "Dokumente zum Angebot" → Reiter "Auszufüllende Dokumente" ausgegeben. Hier werden alle Dokumente aus den Vergabe-/Teilnahmeunterlagen hinterlegt, die von der Vergabestelle in der Kategorie "vom Unternehmen auszufüllende Dokumente" hinterlget wurden.
Die cwf-Dateien können nicht direkt aus dem Desktop-Bietertool geöffnet werden. Die Dateien müssen zunächst lokal auf dem PC gespeichert werden. Hierzu kann der Button "Speichern unter" genutzt werden:
Um diese gespeicherten cwf-Dateien öffnen und bearbeiten zu können, ist die Benutzung des WebForm-Editors wie nachfolgend beschrieben notwendig.
Die Datei öffnet sich und kann entsprechend den Vorgaben des Formulars im WebForms-Editor bearbeitet werden. Wurde das Formular ausgefüllt, kann dies mit der Aktion "Herunterladen" wieder auf dem Rechner lokal gespeichert werden.
Hinweis: Es findet keine Plausibilität auf Vollständigkeit statt. Sofern ein bereits bearbeitetes Formular erneut bearbeitet werden muss, kann dies erneut über den WebForms-Editor geöffnet werden.
Um die cwf-Dateien dem Angebot/Teilnahmeantrag beizufügen, müssen diese nun im Modul "Dokumente zum Angebot/Teilnahmeantrag" im Reiter "Eigene Dokumente" hochgeladen werden.
