Nach Bekanntmachungen suchen → Bekanntmachungsinformationen anzeigen lassen → die Zulassung zur Verfahrensteilnahme beantragen → Zugriff auf den Projektraum erhalten → die Vergabeunterlagen durcharbeiten → mit der Vergabestelle kommunizieren → ein elektronisches Angebot erstellen: dieser Ablauf beschreibt den idealtypischen E-Vergabe-Zyklus auf dem Vergabemarktplatz.
Bei Verfahren, die eine vollelektronische Abwicklung zulassen, können Unternehmen im Fenster mit den Bekanntmachungsinformationen die Zulassung zur Verfahrensteilnahme auf dem Vergabemarktplatz beantragen. Hierfür muss ein Unternehmenskonto eingerichtet sein und die Anmeldung am System erfolgt sein.
Mit einer Antragsbewilligung ("Freischaltung") gewährt die Vergabestelle Antragstellern Zugang zum sog. "Projektraum". So heißt der geschlossene Bereich zu jedem Vergabeverfahren bzw. jeder Bekanntmachung, in dem die Vergabeunterlagen abgerufen und in dem mit der Vergabestelle kommuniziert werden kann.
Um ein elektronisches Angebot oder auf elektronischem Weg einen Antrag zu einem Teilnahmewettbewerb einzureichen, kann über den Projektraum auch das "Bietertool" gestartet werden; so heißt die Software, die für die Erstellung und Abgabe der elektronischen Dokumente verwendet wird.
Am Unternehmenskonto angemeldet, können sog. "Benutzerkonten" erstellt und verwaltet werden. Ein "Benutzer" entspricht einem über das Unternehmenskonto verwalteten Account, der mit dem eigentlichen Unternehmenskonto verquickt ist, aber über eine eigenständige Anmeldung und Einstellungen verfügt.
Das System Vergabemarktplatz unterscheidet zwei Benutzertypen:
Um die neuesten Bekanntmachungen zu finden, ist eine Anmeldung am Vergabemarktplatz nicht unbedingt erforderlich. Zum Beispiel gibt die Startseite auch ohne Anmeldung immer eine Übersicht der 20 aktuellsten Bekanntmachungen aus.
Die Schnellsuche oben im Vergabemarktplatz garantiert, dass von überall aus schnell eine Stichwortsuche angestoßen werden kann. Alle Suchvorgänge können auch hierbei durch das Modul für die Bekanntmachungssuche sehr genau eingegrenzt werden. Zum Beispiel erlaubt die Auftragsgegenstandssuche, nur alle verfügbaren Bekanntmachungen eines ganz bestimmten Bereichs anzuzeigen (z.B. "Bauarbeiten").
Eine Anmeldung am System hat gleichwohl immer Vorteile:
Der komfortabelste Weg der Bekanntmachungssuche auf dem Vergabemarktplatz ist der Benachrichtigungsdienst: An die im angemeldeten Konto hinterlegte E-Mail-Adresse wird einmal täglich eine maßgeschneiderte Nachricht mit relevanten Bekanntmachungen gesendet. Eine manuell angestoßene Bekanntmachungssuche kann so entfallen.
Um auf dem Vergabemarktplatz die für Unternehmen freigeschalteten Projekträume öffnen zu können, ist eine Anmeldung am System nötig. Im Navigationsmenü steht hierfür der Menüpunkt: "Projekte › Freigeschaltet" zur Auswahl.
Manchmal fordert eine Vergabestelle Unternehmen zur Teilnahme an einem bestimmten Verfahren auf. Dieser Vorgang wird als "Einladung" bezeichnet. Entsprechend werden im Modul: "Einladung" Projekträume gruppiert, zu denen ein Unternehmen eingeladen wurde. Nimmt ein Unternehmen seine Einladung an, erhält es Zugriff auf den Projektraum. Dieser wird dann automatisch in die Projektübersicht: "Freigeschaltet" verschoben.
Hinweis: Es kann immer nur ein Projektraum zur Zeit offen sein.
Das Navigationsmenü des Vergabemarktplatz verfügt über Menüpunkte, in denen die sog. Projekträume angezeigt werden. Alle Menüpunkte werden auf dem Vergabemarktplatz übrigens "Module" genannt.
Neben "Freigeschaltet"gibt es noch drei weitere Module, in denen die Projekträume angezeigt werden:
Bei "Suchprofilen" handelt es sich um Vorgaben zu den Einstellungen für die Bekanntmachungssuche. Im Modul: "Suchprofil" können sie erstellt und verwaltet werden.
Suchprofile können auf der Startseite des Vergabemarktplatz eingesetzt werden (siehe "Suche nach Aufträgen) und für den Benachrichtigungsdienst.
Elektronische Angebote bzw. Teilnahmeanträge zu Teilnahmewettbewerben erstellen, bearbeiten und direkt bei der zuständigen abliefern: Mit dem sog. "Bietertool" hält der Vergabemarktplatz für diese Aufgaben eine separate Software bereit.
Installation und Ausführung setzen eine aktuelle Java-Laufzeitumgebung voraus (Version 6 oder größer). Der Benutzer startet das Bietertool ausgehend vom Projektraum des Verfahrens, für das er ein Angebot bzw. einen Teilnahmeantrag erstellen/bearbeiten bzw. abgegeben möchte (Modul: "Elektronische Angebote" / "Elektronische Teilnahmeanträge").
Das Bieterttol verfügt über ein eigenes Menü ..
Oft kommt es im Vorwege zu einer Eignungsprüfung.
Unter anderem ermöglicht die Erstellung eines Unternehmenskontos auch, für Unternehmen Tätigkeitsbereiche anzugeben. Vergabestellen können auf der Suche nach geeigneten Unternehmen gezielt Ausschau halten nach potentiellen Bietern, die sich für bestimmte Branchen eingetragen haben. Hierdurch werden diese Unternehmen für die Vergabestelle also gut auffindbar. Mitunter ergibt sich für Unternehmen die Chance, nicht selbst tätig werden zu müssen, sondern auf ein Verfahren aufmerksam gemacht zu werden.