Mit dem System Vergabemarktplatz können Unternehmen an E-Vergabe-Verfahren partizipieren. Über dessen integrierten Recherchefunktionen werden zunächst die interessanten Bekanntmachungsinformationen ermittelt. Diese enthalten öffentlich zugängliche Informationen über z.B. Auftragsgegenstand, zeitliche Rahmenbedigungen einer nachgefragten Leistung usw.
Bei Verfahren, die eine vollelektronische Abwicklung über den Vergabemarktplatz zulassen, kann im Fenster mit den Bekanntmachungsinformationen per Knopfdruck die Zulassung zur Verfahrensteilnahme beantragt werden. Mit einer Bewilligung gewährt die Vergabestelle Zugang zu dem sog. "Projektraum": Einsicht der Vergabeunterlagen, die Kommunikation mit der Vergabestelle und auch die Erstellung und Abgabe elektronischer Angebote bzw. Anträgen zu Teilnahmewettbewerben werden hier erledigt. Jedes Verfahren hat einen eigenen Projektraum.
Um den Vergabemarktplatz vollumfänglich nutzen und insbesondere elektronische Angebote oder Teilnahmeanträge abgeben zu können, müssen Unternehmen zunächst ein sog. Unternehmenskonto einrichten.
Im Unternehmenskonto angemeldet, können sog. "Benutzerkonten" erstellt und verwaltet werden. Ein "Benutzer" entspricht einem über das Unternehmenskonto verwalteten Account, der mit dem eigentlichen Unternehmenskonto verquickt ist, aber über eine eigenständige Anmeldung und Einstellungen verfügt. Aus sicherheitstechnischen Gründen ist die Einrichtung von mehreren Benutzern bei vielen Unternehmen praktikabel.
Das System Vergabemarktplatz unterscheidet zwei Benutzertypen:
Der Vergabemarktplatz setzt keine Anmeldung am System voraus, um die neuesten Bekanntmachungen zu finden. Die Startseite des Vergabemarktplatz gibt zum Beispiel eine Übersicht der 20 aktuellsten Bekanntmachungen (aller Bereiche) in Listenform aus.
Von der Anmeldung profitiert man jedoch:
Ein Eingabefeld oben im Vergabemarktplatz garantiert, dass von überall aus schnell eine Stichwortsuche angestoßen werden kann.
Alle Suchvorgänge können durch das Modul für die Bekanntmachungssuche sehr genau eingegrenzt werden (wie z.B.: Soll nach eu-weit oder national veröffentlichten Bekanntmachungen gesucht werden?). Dafür gibt es verschiedene Suchkriterieneinstellungen, die auch miteinander kombiniert angewendet werden können. Die Gruppierung nach Auftragsgegenständen zählt dazu. Sie erlaubt es, alle verfügbaren Bekanntmachungen eines ganz bestimmten Bereichs anzuzeigen (z.B. "Bauarbeiten").
Der komfortabelste Weg der Bekanntmachungssuche auf dem Vergabemarktplatz ist wohl der Benachrichtigungsdienst. Streng genommen handelt es sich hierbei um einen einen "Lieferdienst": An die im angemeldeten Konto hinterlegte E-Mail-Adresse wird einmal täglich eine maßgeschneiderte Nachricht mit relevanten Bekanntmachungen gesendet, sofern der Dienst aktiviert ist. Auch für den Benachrichtigungsdienst dienen die vom Benutzer im System gespeicherten Suchprofile dabei als Grundlage.
Um auf dem Vergabemarktplatz Projekträume öffnen zu können, ist die Anmeldung am System nötig. Im Navigationsmenü steht nach der Anmeldung der für das Öffnen der Projekträume zu verwendende Menüpunkt: "Projekte › Freigeschaltet" zur Auswahl.
Wie erwähnt, muss zuvor die Freischaltung für den Zugang zu einem Projektraum beantragt worden und bestätigt worden sein. Manchmal fordert eine Vergabestelle auch von sich aus zur Teilnahme an einem bestimmten Verfahren auf. Dieser Vorgang wird als "Einladung" bezeichnet. Entsprechend werden im Modul: "Einladung" Projekträume gruppiert, zu denen ein Unternehmen eingeladen wurde. Nimmt es seine Einladung an, erhält das Unternehmen unmittelbar Zugriff auf den Projektraum.
Hinweis: Es kann immer nur ein Projektraum zur Zeit offen sein.
Neben dem für den Zutritt zu Projekten gebrauchten Menüpunkt: "Projekte › Freigeschaltet" (Menüpunkte werden auf dem Vergabemarktplatz übrigens als "Module" bezeichnet), gibt es noch drei weitere Menüpunkte, in denen die Projekträume gruppiert dargestellt sind:
Vorgaben zu den Einstellungen der Bekanntmachungssuche ("Wonach bzw. wie soll gesucht werden?") können auf dem Vergabemarktplatz als sog. Suchprofile gespeichert werden. Hierbei handelt es sich um Zusammenstellungen von Suchkriterien ohne Suchergebnis.
Suchprofile können so eingesetzt werden:
Elektronische Angebote bzw. Teilnahmeanträge zu Teilnahmewettbewerben erstellen, bearbeiten und direkt bei der zuständigen abliefern: Mit dem sog. "Bietertool" hält der Vergabemarktplatz für diese Aufgaben eine separate Software bereit.
Installation und Ausführung setzen eine aktuelle Java-Laufzeitumgebung voraus (Version 6 oder größer). Der Benutzer startet das Bietertool ausgehend vom Projektraum des Verfahrens, für das er ein Angebot bzw. einen Teilnahmeantrag erstellen/bearbeiten bzw. abgegeben möchte (Modul: "Elektronische Angebote" / "Elektronische Teilnahmeanträge").
Das Bieterttol verfügt über ein eigenes Menü ..
Oft kommt es im Vorwege zu einer Eignungsprüfung.
Unter anderem ermöglicht die Erstellung eines Unternehmenskontos auch, für Unternehmen Tätigkeitsbereiche anzugeben. Vergabestellen können auf der Suche nach geeigneten Unternehmen gezielt Ausschau halten nach potentiellen Bietern, die sich für bestimmte Branchen eingetragen haben. Hierdurch werden diese Unternehmen für die Vergabestelle also gut auffindbar. Mitunter ergibt sich für Unternehmen die Chance, nicht selbst tätig werden zu müssen, sondern auf ein Verfahren aufmerksam gemacht zu werden.