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Übersicht
Der Bereich: "Kommunikation" ermöglicht den Vergabemarktplatz-internen Nachrichtenaustausch zwischen Unternehmen und Vergabestelle. Die Kommunikation ist zu jeder Zeit möglich, auch wenn ein Verfahren bereits aufgehoben oder archiviert wurde.
| Hinweis |
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Dieses Modul gehört zum Projektraum, dem geschlossenen und abgesicherten Bereich, der je Vergabeverfahren bzw. Bekanntmachung vom Vergabemarktplatz erzeugt wird. Damit das Modul aufgrufen werden kann, muss der Projektraum für das Unternehmen freigeschaltet sein (siehe Freischaltung beantragen bzw. Einladung annehmen).
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Im Modul "Kommunikation" können die Benutzer Nachrichten mit der Vergabestelle austauschen. Der Nachrichtenaustausch funktioniert auch, wenn das Projekt bereits aufgehoben oder abgeschlossen ist.
Nachrichten, die an die Vergabestelle geschickt werden sollen, können über den Reiter "Ausgehende Nachrichten" bearbeitet und dann verschickt werden (Dateianhänge sind möglich). Hier werden auch alle Nachrichten dokumentiert, die bereits vom Unternehmen (d. h. von einem Unternehmensmitarbeiter) an die Vergabestelle geschickt wurden. Die Nachrichtenübersicht erlaubt entsprechend, alle Nachrichten anzuzeigen. Alle Benutzer sehen alle Nachrichten.
Nachrichten, die von der Vergabestelle an das Unternehmen geschrieben wurden, werden im Reiter "Eingegangene Nachrichten" angezeigt. Ungelesene Nachrichten werden fett dargestellt, die neuesten Nachrichten erscheinen immer zuoberst in der Tabelle. Sofern eine Nachricht einen Dateianhang enthält, wird dies mit einem kleinen Symbol in der Übersicht angezeigtDer Bereich ist auf zwei Seiten ("Reiter") aufgeteilt: eine Seite für die eingegangenen Nachrichten (Nachrichten, die die Vergabestelle geschrieben hat) und eine Seite für ausgehende Nachrichten (hier können Nachrichten erstellt, versendet und mit Dateianhängen versehen werden). Auf der Seite "Ausgehende Nachrichten" werden zudem alle an die Vergabestelle gerichteten Nachrichten dokumentiert.
Screenshot: Übersicht Bereich: Modul "Kommunikation"
Häufig gestellte Fragen
| Auszug |
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| Erweitern |
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| title | Warum bzw. wann werden Nachrichten fett markiert? |
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| Fett markierte Nachrichten wurden vom angemeldeten Benutzer noch nicht geöffnet. Jeder Benutzer kann dadurch sehen, welche Nachricht er bereits persönlich geöffnet hat.
Ob eine Nachricht überhaupt schon (von einem Kollegen/Unternehmensmitarbeiter) geöffnet wurde, wird in der Nachrichtenübersicht auch angezeigt. | | Wer wird automatisch benachrichtigt, wenn neue Nachrichten eingehen? |
| Wenn ein Freischaltungsantrag für den Zugriff auf den Projektraum gestellt wurde, wird immer nur der Benutzer benachrichtigt, der die "Freischaltung" beantragt hat. Weitere Benachrichtigungs-E-Mails zu diesem Verfahren werden stets an die Benutzer-E-Mail-Adresse versandt, die in dem Benutzerkonto hinterlegt ist. Das gleiche gilt für die Annahme von Einladungen oder für den Klick auf „Jetzt teilnehmen“ im Projektraum eines Verfahrens: Fortan erhält derjenige Benutzer, der diese Aktion durchgeführt hat, sämtliche Benachrichtigungs-E-Mails, dass eine neue Nachricht im Projektraum des Verfahrens eingestellt wurde. Einladungen bzw. E-Mails, die Titel „Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes“ tragen, werden immer an die allgemeine Unternehmens-E-Mail-Adresse gesandt. Diese E-Mail-Adresse wird im Modul „Unternehmen“ (Verwaltungsbereich) geändert. |
| Erweitern |
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| title | Kann der Empfängerkreis einer bestimmten Nachricht angezeigt werden? |
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| Nein. Der Empfängerkreis wird vertraulich behandelt | | Erweitern |
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| title | Sieht die Vergabestelle, ob eine von ihr verfasste Nachricht schon gelesen wurde? |
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| Ja. Die Vergabstelle hat Einblick in die Leseliste von Nachrichten und kann sehen, ob ein Unternehmensmitarbeiter bereits darauf zugegriffen hat. |
| Erweitern |
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| title | Können mithilfe des Kommunikationsbereichs E-Mails versendet oder empfangen Nachrichten gelöscht werden? |
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| Nein. Der Bereich: "Kommunikation" dient ausschließlich dem Vergabemarktplatz-internen Nachrichtenaustausch zwischen Unternehmen und VergabestelleDas ist aus Gründen der Dokumentationspflicht nicht möglich.
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| Erweitern |
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| title | Kann angezeigt werden, welche Unternehmen alles eine bestimmte Nachricht empfangen haben? | Welche Dateitypen können an Nachrichten angehängt werden? |
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| Es kann jede Art von Dateityp an Nachrichten angehängt werden. |
| Erweitern |
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| title | Welche Programme werden für die Anzeige von angehängten Dateien benötigt? |
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| Die Anzeige der angehängten Dateien erfolgt in der Regel mit einem installierten Programm lokal auf dem Computer. Die hierfür benötigte Software hängt vom Dateityp ab. Der Vergabemarktplatz ist aber zum Beispiel in der Lage, sog. GAEB-Dateien direkt anzuzeigen. GAEB wird insbesondere für Leistungsverzeichnisse im Baubereich verwendet. Eine Installation zusätzlicher Software ist hierfür nicht nötig. Der GAEB-Viewer steht sowohl Vergabestellen als auch Bietern zur Verfügung und zeigt Inhalte der Dateiformate GAEB 90, GAEB 2000 und GAEB XML anNein. Diese Information unterliegt der Geheimhaltung, sie steht Unternehmen vor dem Hintergrund der vergaberechtlichen Bestimmungen nicht zur Verfügung. |
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Mögliche Aktionen
Eingegangene Nachrichten öffnen
| Panel |
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| Menüeintrag: | Projektraum › Kommunikation | | Benötigte(s) Recht/Rolle: | Benutzer |
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| Info |
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- Voraussetzung für den Vollzugriff auf den Projektraum ist, dass die Freischaltung bzw. die Einladungsannahme für die entsprechende Ausschreibung bzw. den Teilnahmewettbewerb erfolgt ist.
- Nachrichten können Dateianhänge enthalten.
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- Im Bereich: "Kommunikation" die Seite Sofern der Reiter "Eingegangene Nachrichten" aufrufen, sofern diese nichts nicht bereits aufgerufen ist, diesen aufrufen (siehe Markierung 1 in Screenshot : "Übersicht Bereich Modul Komunikation").
- In der Nachrichtenübersicht die Nachricht identifizierenermitteln, die geöffnet werden soll. Hier in In der entsprechenden Tabellenzeile das Aktionselement : "Detailsseite Detailseite öffnen" anklicken (siehe Markierung 2 in Screenshot : "Übersicht Bereich Modul Kommunikation").
Hierdurch wird die Detailansicht der Nachricht geöffnet. Neben dem Nachrichtentext werden hier ggf. vorhandene Dateianhänge und die Dokumentation des Zugriffs auf diese Nachricht angezeigt.
Über den Empfang neuer Nachrichten informiert der Vergabemarktplatz alle Benutzer automatisch (per E-Mail).
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- Wenn der Nachricht eine Datei angehängt ist, in der entsprechenden Tabellenzeile das Aktionselement "Datei herunterladen" anklicken (siehe Markierung 1 in Screenshot "Dateianhänge herunterladen"), um diese herunterzuladen.
Hierdurch wird ein Dateiexplorer-Fenster geöffnet, mit dem der Dateispeicherort festgelegt werden soll.
Image Added
Screenshot: Dateianhänge herunterladen
Nachrichten versenden
| Panel |
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| Menüeintrag: | Projektraum › Kommunikation | | Benötigte(s) Recht/Rolle: | Benutzer |
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| Info |
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- Voraussetzung für den Vollzugriff auf den Projektraum ist, dass die Freischaltung bzw. die Einladungsannahme für die entsprechende Ausschreibung bzw. den Teilnahmewettbewerb erfolgt ist.
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- Im Bereich: "Kommunikation" die Seite: "Ausgehende Nachrichten" aufrufen, sofern diese Sofern der Reiter "Ausgehende Nachrichten" nicht bereits aufgerufen ist (siehe , diesen aufrufen (siehe Markierung 1 in Screenshot : "Nachrichten verschicken").
- Im Seiten-Abschnitt: "Neue Nachricht an die Vergabestelle" den Den Betreff der Nachricht sowie den Nachrichtentext eingeben (siehe Markierung 3 in Screenshot : "Nachrichten verschicken").
- Um Wenn der Nachricht ggf. eine Datei anzuhängenangehängt werden soll, das Aktionselement : "Durchsuchen" anklicken (siehe Markierung 4 in Screenshot : "Nachrichten verschicken"). Ggf. Dann das Aktionselement : "Dokument hinzufügen" anklicken, um den gewählten Dateianhang auf den Vergabemarktplatz hochzuladen und damit der Nachricht anzuhängen (siehe Markierung 5 in Screenshot : "Nachrichten verschicken").
Hierdurch wird ein Dateiexplorer-Fenster geöffnet, mit dem der Benutzer die Datei bestimmen kann, die der Nachricht angehängt werden soll. Wenn der Anwender seine Auswahl bestätigt hat, wird die ausgewählte Datei in der Tabelle: "Dateianhänge" angezeigt. Erst wenn dann das Aktionselement : "Dokument hinzufügen" angeklickt wird, wird die Datei der Nachricht angehängtdangehängt.
- Das Aktionselement : "Absenden" anklicken (siehe Markierung 6 in Screenshot : "Nachrichten verschicken").
Hierdurch wird die Nachricht Die Nachricht wird nun an die Vergabestelle gesendet.
Screenshot: Nachrichten verschicken
Gesendete Nachrichten öffnen
| Panel |
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| Menüeintrag: | Projektraum › Kommunikation |
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- Sofern der Reiter "Ausgehende Nachrichten" nicht bereits aufgerufen ist, diesen aufrufen (siehe Markierung 1 in Screenshot "Nachrichten verschicken").
- In der Nachrichtenübersicht die Nachricht finden, die geöffnet werden soll. In der entsprechenden Tabellenzeile das Aktionselement "Detailsseite öffnen" anklicken (siehe Markierung 2 in Screenshot "Nachrichten verschicken").
Hierdurch wird die Detailansicht der Nachricht geöffnet. Neben dem Nachrichtentext werden hier ggf. vorhandene Dateianhänge und die Dokumentation des Zugriffs auf diese Nachricht angezeigt.