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Übersicht
Wenn ein Unternehmen in seinen Unternehmensdaten (Modul: "Verwaltung › Unternehmen) angegeben hat, in welcher Branche es tätig ist, können Vergabestellen von sich aus auf Verfahren aufmerksam machen und dem Unternehmen eine "Einladung" schicken, die bei Annahme durch das eingeladene Unternehmen sofort den dazugehörigen Projektraum freischaltet.
Das Modul: "Einladungen" bietet Im Modul "Einladungen" können die Benutzer eine Übersicht zu allen BekanntmachungenProjekten (Vergabeverfahren) sehen, zu dem denen das Unternehmen eingeladen wurde. Die Übersicht gliedert sich in drei Tabellen, die folgende Funktionen bieten:
- Bekanntmachungsinformationen der hier gelisteten Projekte anzeigen
- Gelistete Projekte ins Archiv verschieben (z. B. falls nicht mehr interessant)
- Einladungen annehmen, um Zugriff zum Projektraum zu erhalten
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Screenshot: Übersicht Modul: "Einladungen"
Häufig gestellte Fragen
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| title | Was ist eine "Einladung"? |
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Einladungen sind wie Freischaltungsanträge, nur werden sie von der Vergabestelle erstellt.
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Wenn das Unternehmen (bzw. ein Benutzer) eine Einladung annimmt, wird der entsprechende Projektraum freigeschaltet (und die Abgabe von Angeboten bzw. Teilnahmeanträgen wird möglich). Das Projekt wird daraufhin in die Projektliste "Freigeschaltet" verschoben und kann
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ab diesem Zeitpunkt von hier aus geöffnet werden.
Hinweis: Um von der Vergabestelle eingeladen zu werden, ist es wichtig, dass im Verwaltungsbereich eine Branche(n) angegeben ist / sind, in der das Unternehmen tätig ist (möglich im Modul "Unternehmen"). Die Vergabestelle verfügt über eine Suchfunktion, um branchenspezifisch passende Unternehmen zu finden und einzuladen.
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Screenshot: Übersicht Modul "Einladungen"
Häufig gestellte Fragen
| Auszug |
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| Erweitern |
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| title | Verpflichtet die Einladungsannahme zur Angebotsabgabe / Abgabe eines Teilnahmeantrags? |
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| Nein. Die Einladungsannahme verpflichtet zu nichts. Erst die tatsächliche Angebotsabgabe bzw. die Abgabe eines Teilnahmeantrags wirkt zum Öffnungstermin bindend und kann nicht mehr rückgängig gemacht werden. |
| Erweitern |
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| title | Wie erfährt ein Unternehmen, ob dass es eingeladen wurde? |
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| Wenn ein Unternehmen eingeladen wird, informiert der Vergabemarktplatz das Unternehmen automatisch per E-Mail. Jedes Unternehmen hat im Vergabemarktplatz eine allgemeine E-Mail.
Natürlich kann auch regelmäßig das Modul: "Einladung" auf neue Einladungen geprüft werden-Adresse hinterlegt (nicht zu verwechseln mit der E-Mail-Adresse der Benutzer). Hier geht die Nachricht ein, dass das Unternehmen eingeladen wurde.
Die allgemeine E-Mail-Adresse ist im Modul "Unternehmen" (Verwaltungsbereich) hinterlegt. |
| Erweitern |
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| title | Wie lang beträgt die Frist für die Annahme einer Einladung? |
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| Die Frist endet mit Beginn der Angebotsfrist für das jeweilige Verfahren. |
| Erweitern |
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| title | Wieso ist ein bereits durch Einladungsannahme freigeschalteter Projektraum freigeschaltetes Projekt nicht mehr bei den Einladungen gelistet? |
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| Bereits freigeschaltete Projekte werden immer im Modul : "Freigeschaltet" angezeigt. Nach der Einladungsannahme ist der freigeschaltete Projektraum also nicht weiter im Modul : "Einladungen" gelistet, sondern im wurde in das Modul : "Freigeschaltet" verschoben. |
| Erweitern |
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| title | Wozu dient die Funktion : "Projekt archivieren" im Bereich: "Einladungen"Archivieren"? |
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| Hiermit können Projekte ins Archiv verschoben werden. Diese Die Funktion ist nützlich, wenn sich in den Übersichtstabellen z. B. nützlich, wenn Projekte gelistet werden, die inzwischen nicht mehr interessant sind. Sie kann also helfen, die Projektübersicht zu bereinigen. zu viele obsolete Projekte angesammelt haben. Archivierte Projekte können weiterhin geöffnet werden, wenn sie freigeschaltet waren. |
| Erweitern |
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| title | Wie lang beträgt die Frist für die Annahme einer Einladung? | Kann die Projektarchivierung rückgängig gemacht werden? |
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| Ja. Vom Modul "Archiv" aus können archivierte Projekte wieder zurück in die Projektlisten verschoben werden, von denen sie ursprünglich kommen (sofern nicht abgeschlossen oder aufgehoben) Die Frist endet mit Beginn der Angebotsfrist für das jeweilige Verfahren. |
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Mögliche Aktionen
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Einladungen öffnen
| Panel |
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Das Betreten von Projekträumen vor der Einladungsannahme (bzw. Bewilligung eines Freischaltungsantrags) ist nicht möglich.| Menüeintrag: | Projekte › Einladungen
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| Benötigte(s) Recht/Rolle: | Benutzer |
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| Info |
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- In der Übersicht die Bekanntmachung respektive Einladung zum Projektraum heraussuchenermitteln, zu dem die Bekanntmachungsinformationen angezeigt geöffnet werden sollen. In der entsprechenden Tabellenzeile das Aktionselement : "Informationen zu diesem Projekt" anklicken (siehe Markierung 1 in Screenshot : "Übersicht Modul FreischaltungsanträgeEinladungen").Sobald die Bekanntmachungsinformationen angezeigt werden, kann eine Einladung über das separat geöffnete Fenster
Hierdurch wird ein separates das Fenster geöffnet, in dem die Bekanntmachungsinformationen angezeigt werden. Der vollständige Bekanntmachungstext kann als PDF-Dokument heruntergeladen werden oder (nur bei Bekanntmachungen, die auch auf dem Vergabemarktplatz erstellt wurden) direkt eingesehen werden.
Einladung (Bekanntmachung) angezeigt wird.
Wenn das Fenster geöffnet ist, kann die Einladung angenommen werden.
Einladungen annehmen
| Panel |
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| Menüeintrag: | Projekte › Einladungen
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| Benötigte(s) Recht/Rolle: | Benutzer |
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| Info |
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- Das Fenster mit der entsprechenden Einladung muss
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| Info |
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- Um eine Einladung anzunehmen, muss das Fenster mit den Bekanntmachungsinformationen geöffnet sein (Bekanntmachungsinformationen Einladungen anzeigen).Sobald eine Einladung angenommen wird, ist das entsprechende Projekt im Modul: "Freigeschaltet" zu finden
- Wechselwirkung: Bei neuem Nachrichteneingang im Projektraum bekommt der Benutzer eine entsprechende Benachrichtigung, der die "Einladung" angenommen hat.
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- Im geöffneten Fenster mit den Bekanntmachungsinformationen der Einladung das Aktionselement : "Zur Einladungsannahme" anklicken (siehe Markierung 1 in Screenshot : "Einladungen annehmen").
- Im Abschnitt: "Informationen zum Projekt" den Haken im Auswahlfeld: "Ich habe die oben dargestellten Zahlungsinformationen zur Kenntnis genommen und stimme diesen Modalitäten zu" setzen, um Zugang zum Projektraum zu erhalten Den Haken bei den Einladungsinformationen setzen, um den angezeigten Bedingungen zuzustimmen (siehe Markierung 1 in Screenshot : "Einladungsinformationen bestätigen").
Regulär ist die Teilnahme an Ausschreibungen etc. ist kostenlos. Sollte der Auftraggeber eine Gebühr erheben wollen, werden die entsprechenden Informationen hier angezeigt.
- Das Aktionselement : "Einladung annehmen" anklicken (siehe Markierung 2 in Screenshot : "Einladungsinformationen bestätigen").
Hierdurch wird der Projektraum angezeigt. Im Projektraum erhält der Benutzer Zugang zu sämtlichen Vergabeunterlagen. Außerdem kann über den Projektraum mit der Vergabestelle kommuniziert werden und die elektronische Angebotsabgabekann mithilfe des sog. "Bietertools" vorbereitet/durchgeführt werden.
Über das Navigationsmenü können verschiedene Module aufgerufen werden. Im Modul: Der Projektraum wird nun geöffnet. Im Modul "Verfahrensangaben" können die vollständigen Bekanntmachungsinformationen eingesehen werden. Im Modul : "Vergabeunterlagen" können die vom Auftraggeber bereitsgestellten Vergabeunterlagen heruntergeladen werden. Im Modul : "Kommunikation" kann mit dem Auftraggeber kommuniziert werden (Erstellung und Versand elektronischer Nachrichten an die Vergabestelle sowie Empfang von elektronischen Nachrichten). Im Modul : "Angebote" können, sofern die Möglichkeit der elektronischen Abgabe von Angeboten oder Freischaltungsanträgen durch die Vergabestelle freigegeben wurde, Angebote oder Teilnahmeanträge zu Teilnahmewettbewerben bearbeitet und versendet werden.
Screenshot: Einladungen annehmen
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Einladungen archivieren
| Panel |
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| Menüeintrag: | Projekte › Einladungen
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| Benötigte(s) Recht/Rolle: | Benutzer |
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| Info |
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- Wenn eine Einladung archiviert wird, wird sie in die Projektliste "Freigeschaltet" verschoben.
- Auch für archivierte Projekte ist die Einladungsannahme weiterhin möglich (
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| Info |
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- Sobald ein Projekt archiviert wird, ist das entsprechende Projekt im Modul: "Archiv" zu finden.
- Für archivierte Projekte ist eine Einladungsbestätigung weiterhin möglich, solange das Projekt nicht beendet ist und die Angebotsfrist bzw. die Frist für die Abgabe des elektronischen Teilnahmeantrags nicht abgelaufen ist).
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- In der Übersicht die Bekanntmachung respektive Einladung zum Projektraum heraussuchenermitteln, die archiviert werden soll. In der entsprechenden Tabellenzeile das Aktionselement : "Projekt archivieren" anklicken (siehe Markierung 2 in Screenshot : "Übersicht Modul Einladungen").
Hierdurch wird das Projekt ins Archiv Die ausgewählte Einladung wird nun in die Projektliste "Archiv" verschoben. Die Aktion kann über den das Modul : "Archiv" auch wieder rückgängig gemacht werden.
Die Einladungsannahme ist übrigens nur möglich, solange das Projekt nicht beendet ist und die Angebotsfrist bzw. die Frist für die Abgabe des elektronischen Teilnahmeantrags nicht abgelaufen ist.