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Ein kurze Einführung

Grundprinzip Vergabemarktplatz

Alle Menüpunkte auf dem Vergabemarktplatz werden "Module" genannt.

Mit Hilfe des Moduls : "Bekanntmachungen" suchen Unternehmen auf dem Vergabemarktplatz Bekanntmachungsinformationen und lassen sich diese anzeigen. Das System verfügt über eine entsprechende Datenbank, die ständig neu befüllt wird. Bei Verfahren, die eine vollelektronische Abwicklung zulassen, kann im Fenster mit den Bekanntmachungsinformationen die Zulassung zur Verfahrensteilnahme beantragt werden.

Nicht allen Verfahren in der Datenbank erlauben heute die vollelektronische Abwicklung. Grund ist, dass diese entweder nicht durch den jeweiligen Auftraggeber vorgesehen wurde oder, dass die Bekanntmachung von einer Quelle (einem Veröffentlichungsmedium) stammt, welches eine elektronische Abwicklung nicht unterstützt.

Mit einer Antragsbewilligung ("Freischaltung") gewährt die Vergabestelle den Antragstellern Zugang zum sog. "Projektraum". So heißt auf dem Vergabemarktplatz der geschlossene Bereich zu jedem Vergabeverfahren bzw. jeder Bekanntmachung, in dem die Vergabeunterlagen abgerufen und in dem mit der Vergabestelle kommuniziert werden kann.

Um ein elektronisches Angebot oder auf elektronischem Weg einen Antrag zu einem Teilnahmewettbewerb einzureichen, kann über den Projektraum das "Bietertool" gestartet werden – so heißt die Software, die für die Erstellung und Abgabe benötigt wird (mehr Infos hier).

Zutritt zu Projekträumen / Einladungen

Um auf dem Vergabemarktplatz die für Unternehmen freigeschalteten Projekträume zu öffnen, wird das Modul: "Projekte › Freigeschaltet" verwendet. Dabei ist eine Anmeldung am System nötig. 

Manchmal fordert eine Vergabestelle Unternehmen von sich aus zur Teilnahme an einem bestimmten Verfahren auf. Das aufgeorderte Unternehmen wird in diesem Fall also nicht zwingend selbst aktiv. Der Vorgang wird als "Einladung" bezeichnet.

Im Modul: "Einladung" werden Projekträume angezeigt, zu denen ein Unternehmen eingeladen wurde. Nimmt ein Unternehmen seine in diesem Modul angezeigte Einladung an, erhält es Zugriff auf den Projektraum. Der freigeschaltete Projektraum wird dann automatisch in die Projektübersicht: "Freigeschaltet" verschoben.

Hinweis: Es kann immer nur ein Projektraum zur Zeit geöffnet sein.

Unternehmenskonto und -benutzer

Am Unternehmenskonto angemeldet, können sog. "Benutzerkonten" erstellt und verwaltet werden. Ein "Benutzer" entspricht einem über das Unternehmenskonto verwalteten Account, der mit dem eigentlichen Unternehmenskonto verquickt ist, aber über eine eigenständige Anmeldung und Einstellungen verfügt.

Das System Vergabemarktplatz unterscheidet zwei Benutzertypen:

• Benutzer ohne Administratorrechte: Diese können die meisten Funktionen des Vergabemarktplatz nutzen (z.B. Recherche, Projektraum etc.) mit Ausnahme der zwei Verwaltungsbereiche, in denen die Stammdaten des Unternehmens und die Benutzer verwaltet werden.
• Benutzer mit Administratorrechten: Diese können durchweg alle Funktionen des Vergabemarktplatz nutzen.

Bekanntmachungssuche

Eine Übersicht der 20 aktuellsten Bekanntmachungen wird Bekanntmachungen. 20 der aktuellsten Bekanntmachungen werden bereits auf der Startseite des Vergabemarktplatz immer angezeigt - auch ohne Anmeldung. Die Anmeldung am System hat gleichwohl Vorteile:

• Für das Unternehmenskonto / für jedes Benutzerkonto können auf dem Vergabemarktplatz Suchprofile angelegt werden. Diese können - nach der Anmeldung - auf die Startseite angewendet werden, so dass hier nicht undifferenziert alle, sondern nur persönlich zugeschnittene Ergebnisse angezeigt werden. Auf der persönlichen Startseite gibt es ein Auswahlelement, um Suchprofile auf die Startseite anzuwenden.
• Interessante Bekanntmachungen können für spätere Zwecke auf eine "Vormerkliste" gesetzt werden. Ein Aktionselement in der Suchergebnisliste merkt das gewünschte Verfahren vor.
• Im Fenster mit den Bekanntmachungsinformationen kann sofort die "Freischaltung" beantragt werden, falls der Wunsch besteht Zugriff auf einen Projektraum zu erhalten.

Die Schnellsuche (Die Schnellsuche (ein kleines Eingabefeld oben im Vergabemarktplatz) macht möglich, dass von überall aus schnell eine Stichwortsuche angestoßen werden kannanzustoßen. Alle Suchvorgänge können auch hierbei durch das mit dem Modul für die Bekanntmachungssuche sehr genau genauer eingegrenzt werden. Zum Beispiel erlaubt die Auftragsgegenstandssuche, nur alle verfügbaren Bekanntmachungen eines ganz bestimmten, ausgesuchten Bereichs anzuzeigen (z.B. "Bauarbeiten").

Der komfortabelste Weg der Bekanntmachungssuche auf dem Vergabemarktplatz ist der Benachrichtigungsdienst: An die im angemeldeten Konto Der Benutzer kann ihn aktivieren, damit  täglich eine Nachricht mit relevanten Bekanntmachungsinformationen an die von ihm hinterlegte E-Mail-Adresse wird einmal täglich eine maßgeschneiderte Nachricht mit relevanten Bekanntmachungen gesendet. Eine manuell angestoßene Bekanntmachungssuche kann so entfallen.

Projektraum-Listen

Neben "Freigeschaltet"gibt es noch drei weitere Module, in denen Projekträume verwaltet werden:

• Das Modul: "Freischaltungsanträge" enthält alle Projekträume, bei denen noch die Entscheidung der Vergabestelle aussteht, die Freischaltung abgelehnt wurde oder der Antrag von der Vergabetstelle nicht innerhalb der zulässigen Frist bearbeitet wurde.
• Hinter dem Modul: "Archiv" verbirgt sich eine Liste nicht mehr aktiver oder "unwichtig" gewordener Verfahren (z.B. abgeschlossene Verfahren oder durch die Vergabestelle aufgehoben).
• Im Modul: "Einladung" befinden sich Projekträume, zu denen das Unternehmen von der Vergabestelle eingeladen wurde. Die Einladung kann über das Fenster mit dessen Bekanntmachungsinformationen bestätigt werden.

Suchprofile und Benachrichtigungsdienst

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gesendet wird. Die manuelle Bekanntmachungssuche entfällt somit – der Vergabemarktplatz erledigt die Suche für den Benutzer.

Was dafür gebraucht wird, ist ein Suchprofil. Jeder Benutzer kann sich auf dem Vergabemarktplatz so viele Suchprofile anlegen und speichern, wie er möchte. Diese können praktischerweise auch auf der Startseite des Vergabemarktplatz eingesetzt werden

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, um bei der hier angezeigten Übersicht mit den neuesten Bekanntmachungen relevante Bekanntmachungen zu filtern.

Bei Vergabeverfahren, die eine vollelektronische Abwicklung zulassen, kann auf dem Vergabemarktplatz im Fenster mit der geöffneten Bekanntmachung direkt die Freischaltung zur Verfahrensteilnahme beantragt werden. Mit einer Bestätigung, der so genannten Freischaltung, gewährt die Vergabestelle Unternehmen den Zutritt zum Projektraum.

Der Projektraum ist ein geschlossener Bereich, der zu jedem Vergabeverfahren bzw. jedem Projekt (wie es auf dem Vergabemarktplatz genannt wird) existiert. Hier können die Vergabeunterlagen abgerufen und mit der Vergabestelle kommuniziert werden.

Manchmal fordert eine Vergabestelle Unternehmen von sich aus zur Teilnahme an einem bestimmten Verfahren auf: Statt eines Freischaltungsantrags vom Unternehmen erstellt hier die Vergabestelle eine Einladung. Wird die Einladung angenommen, landet das entsprechende Projekt bei dem Eingeladenen automatisch auf der Projektübersichtsliste "Freigeschaltet" (so wie übrigens auch bei der Bestätigung von Freischaltungsanträgen).

Die Projektraum-Freischaltung verpflichtet zu nichts, sie ermöglicht Unternehmen die Einsicht der Vergabeunterlagen und die Angebotserstellung bzw. die Erstellung des Teilnahmeantrags. Dafür wird das Bietertool eingesetzt.

Übrigens: Menüpunkte des Vergabemarktplatz werden als Modul bezeichnet.

Elektronische Angebote / Anträge für Teilnahmewettbewerbe

Mit dem sog. „Bietertool“ stellt der Vergabemarktplatz eine separate Software für die Erstellung elektronischer Angebote und auch Teilnahmeanträge zu Teilnahmewettbewerben bereit. Sofern Leistungen nicht als eine Einzelleistung, sondern in der Menge und getrennt nach Art oder Fachgebiet aufgeteilt vergeben werden, können über das Bietertool entsprechende Angebote zu „Teil-“ bzw. „Fachlosen“ erstellt werden.

Die Software wird über den Projektraum installiert und auch gestartet. Beim Start wird festgestellt, ob die jeweiligen benötigten Projektdaten vom Vergabemarktplatz heruntergeladen werden müssen, oder ob der Benutzer fortfahren kann.

Eine festgelegte Bearbeitungsreihenfolge gibt es im Bietertool nicht. Zuletzt erfolgt der Aufruf des integrierten Abgabe-Assistenten, der mit verschiedenen elektronischen Signaturverfahren umgehen kann. Im Projektraum sowie im Bietertool selbst findet der Benutzer Informationen dazu, welches Signaturniveau eingehalten werden muss.

Mit dem Bietertool eingereichte elektronische Angebote können bis zum Zeitpunkt der Angebotsöffnung zurückgenommen bzw. ersetzt werden (möglich über den Projektraum). Ähnliches ist auch für Teilnahmeanträge möglich. Jeweils nur der zuletzt (pünktlich abgegebene) Teilnahmeantrag wird berücksicht.