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Ein kurze Einführung

Mit Hilfe des Moduls "Bekanntmachungen" suchen Unternehmen auf dem Vergabemarktplatz Bekanntmachungen. 20 der aktuellsten Bekanntmachungen werden bereits auf der Startseite des Vergabemarktplatz angezeigt.

Die Schnellsuche (ein kleines Eingabefeld oben im Vergabemarktplatz) macht möglich, von überall eine Stichwortsuche anzustoßen. Alle Suchvorgänge können auch mit dem Modul für die Bekanntmachungssuche genauer eingegrenzt werden. Zum Beispiel erlaubt die Auftragsgegenstandssuche, alle verfügbaren Bekanntmachungen eines ganz bestimmten, ausgesuchten Bereichs anzuzeigen (z.B. "Bauarbeiten").

Der komfortabelste Weg der Bekanntmachungssuche ist der Benachrichtigungsdienst: Der Benutzer kann ihn aktivieren, damit  täglich eine Nachricht mit relevanten Bekanntmachungsinformationen an die von ihm hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet wird. Die manuelle Bekanntmachungssuche entfällt somit – der Vergabemarktplatz erledigt die Suche für den Benutzer.

Was dafür gebraucht wird, ist ein Suchprofil. Jeder Benutzer kann sich auf dem Vergabemarktplatz so viele Suchprofile anlegen und speichern, wie er möchte. Diese können praktischerweise auch auf der Startseite des Vergabemarktplatz eingesetzt werden, um bei der hier angezeigten Übersicht mit den neuesten Bekanntmachungen relevante Bekanntmachungen zu filtern.

Bei Vergabeverfahren, die eine vollelektronische Abwicklung zulassen, kann auf dem Vergabemarktplatz im Fenster mit der geöffneten Bekanntmachung direkt die Freischaltung zur Verfahrensteilnahme beantragt werden. Mit einer Bestätigung, der so genannten Freischaltung, gewährt die Vergabestelle Unternehmen den Zutritt zum Projektraum.

Der Projektraum ist ein geschlossener Bereich, der zu jedem Vergabeverfahren bzw. jedem Projekt (wie es auf dem Vergabemarktplatz genannt wird) existiert. Hier können die Vergabeunterlagen abgerufen und mit der Vergabestelle kommuniziert werden.

Manchmal fordert eine Vergabestelle Unternehmen von sich aus zur Teilnahme an einem bestimmten Verfahren auf: Statt eines Freischaltungsantrags vom Unternehmen erstellt hier die Vergabestelle eine Einladung. Wird die Einladung angenommen, landet das entsprechende Projekt bei dem Eingeladenen automatisch auf der Projektübersichtsliste "Freigeschaltet" (so wie übrigens auch bei der Bestätigung von Freischaltungsanträgen).

Die Projektraum-Freischaltung verpflichtet zu nichts, sie ermöglicht Unternehmen die Einsicht der Vergabeunterlagen und die Angebotserstellung bzw. die Erstellung des Teilnahmeantrags. Dafür wird das Bietertool eingesetzt.

Übrigens: Menüpunkte des Vergabemarktplatz werden als Modul bezeichnet.

Prinzip E-Vergabe (Vergabemarktplatz) im Überblick

Aus Sicht von Unternehmen besteht die Aufgabe des Vergabemarktplatz darin, die neuesten verfügbaren Bekanntmachungen von Öffentlichen Auftraggebern recherchierbar zu machen und anzuzeigen. Gleichzeitig geht es darum, sich an den über das Portal abgewickelten Vergabeverfahren vollelektronisch zu beteiligen.

Hierzu verfügt das Portal zunächst einmal - einfach gesagt - über geeignete

• Recherchefunktionen und
• Funktionen, die es Unternehmen erlauben, sich bei einer ausschreibenden Stelle für den Einblick der Vergabeunterlagen online zu bewerben.

Über die Recherchefunktionen ermitteln Unternehmen zunächst die für sie interessanten Bekanntmachungsinformationen. Bekanntmachungsinformationen enthalten öffentlich zugängliche Informationen über z.B. Auftragsgegenstand, zeitliche Rahmenbedigungen einer nachgefragten Leistungslieferung usw.
Unternehmen können den Bekanntmachungsinformationen entnehmen,was zu tun ist, um als Anbieter aufzutreten.

Bei Verfahren, die eine vollelektronische Abwicklung über den Vergabemarktplatz zulassen, kann im Fenster mit den Bekanntmachungsinformationen per Knopfdruck die Zulassung zur Verfahrensteilnahme beantragt werden. Bei einer Bewilligung gewährt die Vergabestelle den zugelassenen Unternehmen so die Einsicht der sog. Vergabeunterlagen. Hierbei handelt es sich im Gegensatz zu den allgemeinen Bekanntmachungsinformationen um nicht-öffentliche gemachte Dokumente und Informationen. Durch die Bewilligung ermöglicht die Vergabestelle außerdem den entsprechenden Unternehmen die Abgabe eines Angebots.

Alle "Nicht-öffentliche" Vorgänge im E-Vergabesystem (d.h. also die Einsicht der Vergabeunterlagen, die Kommunikation mit der Vergabestelle sowie die Erstellung und Abgabe eines elektronischen Angebots) erfolgen innerhalb eines sog. "Projektraums". Hiermit ist ein abgeschlossener Bereich des Systems gemeint, der nur den Unternehmen zugänglich ist, deren Zulassung zu einer bestimmten Verfahrensteilnahme (also eine Freischaltung) aktiv von der Vergabestelle bestätigt wurde. Jedes Verfahren verfügt über einen eigenen Projektraum.

Unternehmenskonto und -benutzer

Um den Vergabemarktplatz vollumfänglich nutzen und insbesondere elektronische Angebote oder Teilnahmeanträge abgeben zu können, müssen sich Unternehmen zunächst ein sog. Unternehmenskonto einrichten.

Unter anderem ermöglicht die Erstellung eines Unternehmenskontos auch, für Unternehmen Tätigkeitsbereiche anzugeben. Vergabestellen können auf der Suche nach geeigneten Unternehmen gezielt Ausschau halten nach potentiellen Bietern, die sich für bestimmte Branchen eingetragen haben. Hierdurch werden diese Unternehmen für die Vergabestelle also gut auffindbar. Mitunter ergibt sich für Unternehmen die Chance, nicht selbst tätig werden zu müssen, sondern auf ein Verfahren aufmerksam gemacht zu werden.

Im Unternehmenskonto angemeldet, können sog. "Benutzerkonten" erstellt und verwaltet werden. Die Einrichtung von Benutzerkonten ist vor allem praktikabel, wenn mehrere Personen mit der unterschiedlichen Anmeldungen und Rechten auf dem System Vergabemarktplatz (im Namen des Unternehmens) arbeiten sollen. Ein "Benutzer" entspricht einem vom Unternehmenskonto verwalteten Account für den Vergabemarktplatz mit einer eigenständigen Anmeldung. Aus sicherheitstechnischen Gründen ist die Einrichtung von mehreren Benutzern oft praktikabel.

Das System Vergabemarktplatz unterscheidet zwei Benutzertypen:

• Benutzer ohne Administratorrechte: Diese können die meisten Funktionen des Vergabemarktplatz nutzen (z.B. Recherche, Projektraum etc.), mit Ausnahme der zwei Verwaltungsbereiche, in denen die Stammdaten des Unternehmens und die Benutzer verwaltet werden.
• Benutzer mit Administratorrechten: Diese können durchweg alle Funktionen des Vergabemarktplatz nutzen.

Suche nach Aufträgen

Auch ohne Anmeldung sind auf dem Vergabemarktplatz schon auf der Startseite immer die neuesten Bekanntmachungen zu finden. Ohne Anmeldung sind die hier angezeigten Bekanntmachungen allerdings undifferenziert.

Infolge eines Login besteht die Möglichkeit, die auf dem Vergabemarktplatz hinterlegbaren Suchprofile auf die Startseite anzuwenden. Die neuesten verfügbaren Bekanntmachungen werden so unter Verwendung der durch das Suchprofil vordefinierten Einstellungen gefiltert.

Eine andere Möglichkeit Bekanntmachungen zu recherchieren ist die Suchfunktion. Im Vergabemarktplatz kann oben einen Suchbegriff in das Suchfeld, die sog. Schnell-Suchfunktion, eingegeben werden. Hierdurch wird automatisch in das Modul für die Bekanntmachungssuche gewechselt, wo verschiedene Filter  zur Verfügung, mit denen ein Suchvorgang genau definiert werden kann (wie z.B., für eu-weit oder national veröffentlichte Bekanntmachungen). Selbstverständlich kann der Bereich für die Bekanntmachungssuche auch direkt über das Navigationsmenü aufgerufen werden.

Zutritt zu Projekträumen

Die Anmeldung am System ist immer erforderlich, um Zugriff auf Projekträume zu erlangen.

Zugriffsmöglichkeit auf die eingangs erwähnten Projekträume erlangt ein Unternehmen, wenn seine Zulassung zur Verfahrensteilnahme bereits bestätigt wurde. In einigen Fällen wird die Vergabestelle selbst aktiv und fordert Unternehmen zu einer Teilnahme auf; auf dem Vergabemarktplatz wird dieser Vorgang als "Einladung" bezeichnet. Nimmt ein Unternehmen seine Einladung an, erhält das zugelassene Unternehmen unmittelbar Zugriff auf den entsprechenden Projektraum.

Nach der Anmeldung auf dem Vergabemarktplatz (egal ob mit dem Unternehmenskonto oder als Benutzer) erscheinen alle für das Unternehmen freigeschalteten Projekträume im Navigationsmenü des Vergabemarktplatz unter: "Projekte › Freigeschaltet".

Suchprofile

• Erstellen
• Verwenden (wo?)

Elektronische Angebote / Anträge für Teilnahmewettbewerbe

Über den erwähnten Projektraum wird schlußendlich auch das

Oft kommt es im Vorwege zu einer Eignungsprüfung.

Dafür ist zunächst nötig, sich kostenlos zu registrieren (Unternehmensstammdaten und Kontakt-/Adressdaten eingeben, Tätigkeitsbereich festlegen etc.).

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Über die entsprechenden Projekt-Listen gelangt ein Nutzer - sofern er Zugriff auf das Projekt hat - in den jeweiligen Projektraum.