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Grundprinzip Vergabemarktplatz
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Nach Bekanntmachungen suchen → Bekanntmachungsinformationen anzeigen lassen → die Zulassung zur Verfahrensteilnahme beantragen → Zugriff auf den Projektraum erhalten → die Vergabeunterlagen durcharbeiten → mit der Vergabestelle kommunizieren → ein elektronisches Angebot erstellen: dieser Ablauf beschreibt den idealtypischen E-Vergabe-Zyklus auf dem Vergabemarktplatz
Mit dem Vergabemarktplatz können Unternehmen an E-Vergabe-Verfahren teilnehmen.
Über die integrierte Recherchefunktionen werden zunächst die interessanten Bekanntmachungsinformationen ermittelt. Diese enthalten öffentlich zugängliche Informationen über z.B. Auftragsgegenstand, zeitliche Rahmenbedigungen einer nachgefragten Leistung usw.
Bei Verfahren, die eine vollelektronische Abwicklung über den Vergabemarktplatz zulassen, kann können Unternehmen im Fenster mit den Bekanntmachungsinformationen per Knopfdruck die Zulassung zur Verfahrensteilnahme beantragt werden. Mit einer Bewilligung auf dem Vergabemarktplatz beantragen. Hierfür muss ein Unternehmenskonto eingerichtet sein und die Anmeldung am System erfolgt sein.
Mit einer Antragsbewilligung ("Freischaltung") gewährt die Vergabestelle Antragstellern Zugang zu dem zum sog. "Projektraum": Einsicht der Vergabeunterlagen, die Kommunikation mit der Vergabestelle und auch die Erstellung und Abgabe elektronischer Angebote bzw. Anträgen zu Teilnahmewettbewerben werden hier erledigt. Jedes Verfahren hat einen eigenen Projektraum.. So heißt der geschlossene Bereich zu jedem Vergabeverfahren bzw. jeder Bekanntmachung, in dem die Vergabeunterlagen abgerufen und in dem mit der Vergabestelle kommuniziert werden kann.
Um ein elektronisches Angebot oder auf elektronischem Weg einen Antrag zu einem Teilnahmewettbewerb einzureichen, kann über den Projektraum auch das "Bietertool" gestartet werden; so heißt die Software, die für die Erstellung und Abgabe der elektronischen Dokumente verwendet wird.
Unternehmenskonto und -benutzer
Um den Vergabemarktplatz vollumfänglich nutzen und insbesondere elektronische Angebote oder Teilnahmeanträge abgeben zu können, müssen Unternehmen zunächst ein sog. Unternehmenskonto einrichten.
Im Am Unternehmenskonto angemeldet, können sog. "Benutzerkonten" erstellt und verwaltet werden. Ein "Benutzer" entspricht einem über das Unternehmenskonto verwalteten Account, der mit dem eigentlichen Unternehmenskonto verquickt ist, aber über eine eigenständige Anmeldung und Einstellungen verfügt. Aus sicherheitstechnischen Gründen ist die Einrichtung von mehreren Benutzern bei vielen Unternehmen praktikabel.
Das System Vergabemarktplatz unterscheidet zwei Benutzertypen:
- Benutzer ohne Administratorrechte: Diese können die meisten Funktionen des Vergabemarktplatz nutzen (z.B. Recherche, Projektraum etc.), mit Ausnahme der zwei Verwaltungsbereiche, in denen die Stammdaten des Unternehmens und die Benutzer verwaltet werden.
- Benutzer mit Administratorrechten: Diese können durchweg alle Funktionen des Vergabemarktplatz nutzen.
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Bekanntmachungssuche
Um die neuesten Bekanntmachungen zu finden, setzt der Vergabemarktplatz keine ist eine Anmeldung am System voraus. Die Startseite gibt zum Beispiel Vergabemarktplatz nicht unbedingt erforderlich. Zum Beispiel gibt die Startseite auch ohne Anmeldung immer eine Übersicht der 20 aktuellsten Bekanntmachungen (aller Bereiche) in Listenform aus.aus.
Die Schnellsuche oben im Vergabemarktplatz garantiert, dass von überall aus schnell eine Stichwortsuche angestoßen werden kann. Alle Suchvorgänge können auch hierbei durch das Modul für die Bekanntmachungssuche sehr genau eingegrenzt werden. Zum Beispiel erlaubt die Auftragsgegenstandssuche, nur alle verfügbaren Bekanntmachungen eines ganz bestimmten Bereichs anzuzeigen (z.B. "Bauarbeiten").
Eine Die Anmeldung am System hat gleichwohl immer Vorteile:
- Für das Unternehmenskonto / für jedes Benutzerkonto können auf dem Vergabemarktplatz Suchprofile angelegt werden. Diese können - nach der Anmeldung - auf die Startseite angewendet werden, so dass hier persönlich zugeschnittene Ergebnisse angezeigt werden. Auf der persönlichen Startseite befindet sich hierzu ein Auswahlelement.
- Interessante Bekanntmachungen können für spätere Zwecke auf eine "Vormerkliste" gesetzt werden. Ein Aktionselement in der Suchergebnisliste merkt das gewünschte Verfahren vor.
- Im Fenster mit den Bekanntmachungsinformationen kann sofort die "Freischaltung" beantragt werden, falls der Wunsch besteht , Zugriff auf einen Projektraum zu erhalten.
Ein Eingabefeld oben im Vergabemarktplatz garantiert, dass von überall aus schnell eine Stichwortsuche angestoßen werden kann.
Alle Suchvorgänge können durch das Modul für die Bekanntmachungssuche sehr genau eingegrenzt werden (wie z.B.: Soll nach eu-weit oder national veröffentlichten Bekanntmachungen gesucht werden?). Dafür gibt es verschiedene Suchkriterieneinstellungen, die auch miteinander kombiniert angewendet werden können. Die Gruppierung nach Auftragsgegenständen zählt dazu. Sie erlaubt es, alle verfügbaren Bekanntmachungen eines ganz bestimmten Bereichs anzuzeigen (z.B. "Bauarbeiten").
Der komfortabelste Weg der Bekanntmachungssuche auf dem Vergabemarktplatz ist wohl der Benachrichtigungsdienst. Streng genommen handelt es sich hierbei um einen einen "Lieferdienst": An die im angemeldeten Konto hinterlegte E-Mail-Adresse wird einmal täglich eine maßgeschneiderte Nachricht mit relevanten Bekanntmachungen gesendet. Eine manuell angestoßene Bekanntmachungssuche kann so entfallen.
Zutritt zu Projekträumen / Einladungen
Um auf dem Vergabemarktplatz die für Unternehmen freigeschalteten Projekträume öffnen zu können, ist eine Anmeldung am System nötig. Im Navigationsmenü steht für das Öffnen der Projekträume zu verwendende hierfür der Menüpunkt: "Projekte › Freigeschaltet" zur Auswahl.
Manchmal fordert eine Vergabestelle von sich aus Unternehmen zur Teilnahme an einem bestimmten Verfahren auf. Dieser Vorgang wird als "Einladung" bezeichnet. Entsprechend werden im Modul: "Einladung" Projekträume gruppiert, zu denen ein Unternehmen eingeladen wurde. Nimmt es ein Unternehmen seine Einladung an, erhält das Unternehmen unmittelbar es Zugriff auf den Projektraum. Dieser wird dann automatisch in die Projektübersicht: "Freigeschaltet" verschoben.
Hinweis: Es kann immer nur ein Projektraum zur Zeit offen sein.
Projektlisten
Projektraum-Listen
Das Navigationsmenü des Vergabemarktplatz verfügt über Menüpunkte, in denen die sog. Projekträume angezeigt werden. Alle Neben dem für den Zutritt zu Projekten gebrauchten Menüpunkt: "Projekte › Freigeschaltet" ( Menüpunkte werden auf dem Vergabemarktplatz übrigens als "Module" genannt.
Neben "Freigeschaltet"" bezeichnet), gibt es noch drei weitere MenüpunkteModule, in denen die Projekträume gruppiert dargestellt sindangezeigt werden:
- Das Modul: "Freischaltungsanträge" enthält alle Projekträume, wo bei denen noch die Entscheidung der Vergabestelle noch aussteht, die Freischaltung abgelehnt wurde oder der Antrag von der Vergabetstelle nicht innerhalb der zulässigen Frist bearbeitet wurde.
- Hinter dem Modul: "Archiv" verbirgt sich eine Liste nicht mehr aktiver oder "unwichtig" gewordener Verfahren (z.B. abgeschloße abgeschlossene Verfahren , oder durch die Vergabestelle aufgehoben).
- Im Modul: "Einladung" befinden sich Projekträume, zu denen ein das Unternehmen von der Vergabestelle eingeladen wurde. Eine Annahme durch das Unternehmen steht noch aus. Die Einladung kann über das Fenster mit dessen Bekanntmachungsinformationen angenommen bestätigt werden.
Suchprofile und Benachrichtigungsdienst
Bei "Suchprofilen" handelt es sich um Vorgaben zu den Einstellungen der Bekanntmachungssuche ("Wonach" soll gesucht werden?) können auf dem Vergabemarktplatz als sog. Suchprofile gespeichert werden. Hierbei handelt es sich um Zusammenstellungen von Suchkriterien ohne Suchergebnisfür die Bekanntmachungssuche. Im Modul: "Suchprofil" können sie erstellt und verwaltet werden.
Suchprofile können so eingesetzt werden:
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auf der Startseite des Vergabemarktplatz
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eingesetzt werden (siehe "Suche nach Aufträgen) und für den Benachrichtigungsdienst.
Elektronische Angebote / Anträge für Teilnahmewettbewerbe
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