Öffentliche Auftraggeber beachten bei der Durchführung von Vergabeverfahren bestimmte Regelwerke:

• bei Bauleistung die Vergabeordnung: VOB/A, 
• bei Liefer-/Dienstleistungen die Vergabeordnung: VOL/A
• bei Freiberuflichen Leistungen die Vergabeordnung: VOF.

Um einen Suchlauf anzustoßen, der ausschließlich Bekanntmachungen zu Bauleistungen anzeigt, kann der Auswahlhaken bei der Suche entsprechend von "Alle" nach "VOB/A" geändert werden.

Das geltende Vergaberecht (in Deutschland) sieht vor, dass öffentliche Auftraggeber ihr Beschaffungsvorhaben EU-weit ausschreiben, sobald ein bestimmter Auftragswert überschritten wird. Wird dieser Auftragswert nicht überschritten, erfolgt die Bekanntmachung nur national.

Weil die Veröffentlichungsweite Bestandteil von Bekanntmachungsinformationen ist, kann auf dem Vergabemarktplatz somit gezielt nach den gewünschten Veröffentlichungsweite gesucht werden. Um z. B. einen Suchlauf anzustoßen, der ausschließlich Bekanntmachungen anzeigt, die deutschlandweit veröffentlicht wurden, kann der Auswahlhaken entsprechend von "Alle" nach "National" geändert werden.

Wenn die Vergabestelle den Freischaltungsantrag des Unternehmens bestätigt oder ablehnt, informiert der Vergabemarktplatz immer automatisch den Benutzer, der den Freischaltungsantrag gestellt hat. Die Benachrichtigung geht an die für diesen Benutzer im System hinterlegte E-Mail-Adresse (nicht an die allgemeine Unternemensadresse). Trotzdem können alle Benutzer des Unternehmens den freigeschalteten Projektraum in ihren Projektlisten finden und öffnen.
Diese Restriktion dient allein dazu, die Benutzer vor zu vielen (durch den Vergabemarktplatz verursachten) E-Mails zu schützen.

Interessieren sich Unternehmen für die Teilnahme an einem elektronischen Verfahren, können sie einen Antrag auf Freischaltung des Projektraums stellen. Dies entspricht der klassischen Anforderung der Vergabeunterlagen. Wenn der Antrag bestätigt wird, werden die Vergabeunterlagen für das den Antrag stellende Unternehmen einsehbar (bzw. können heruntergeladen werden)

Wenn die Vergabestelle den Freischaltungsantrag des Unternehmens bestätigt oder ablehnt, informiert der Vergabemarktplatz immer automatisch den Benutzer, der den Freischaltungsantrag gestellt hat. Die Benachrichtigung geht also an die für diesen Benutzer im System hinterlegte E-Mail-Adresse (nicht an die allgemeine Unternemensadresse). Trotzdem können alle Benutzer des Unternehmens den freigeschalteten Projektraum in ihren Projektlisten finden und öffnen.
Diese Restriktion dient allein dazu, die Benutzer vor zu vielen (durch den Vergabemarktplatz verursachten) E-Mails zu schützen.

Die Funktion ist nützlich, wenn sich in den Übersichtstabellen z. B. zuviele obsolete Projekte angesammelt haben. Solche Projekte werden in die Projektliste "Archiv" verschoben, sie können aber weiterhin geöffnet werden, wenn sie freigeschaltet waren.

Ja.  Vom Modul "Archiv" aus können archivierte Projekte wieder zurück in die Projektlisten verschoben werden, von denen sie ursprünglich kommen (sofern nicht abgeschlossen oder aufgehoben).

Wenn ein Unternehmen eingeladen wird, informiert der Vergabemarktplatz das Unternehmen automatisch per E-Mail. Jedes Unternehmen hat im Vergabemarktplatz eine allgemeine E-Mail-Adresse hinterlegt (nicht zu verwechseln mit der E-Mail-Adresse der Benutzer). Hier geht die Nachricht ein, dass das Unternehmen eingeladen wurde.
Die allgemeine E-Mail-Adresse ist im Modul "Unternehmen" (Verwaltungsbereich) hinterlegt.

Die Frist endet mit Beginn der Angebotsfrist für das jeweilige Verfahren.

Bereits freigeschaltete Projekte werden immer im Modul "Freigeschaltet" angezeigt. Nach der Einladungsannahme ist der freigeschaltete Projektraum also nicht weiter im Modul "Einladungen" gelistet, sondern wurde in das Modul "Freigeschaltet" verschoben.

Die Funktion ist nützlich, wenn sich in den Übersichtstabellen z. B. zu viele obsolete Projekte angesammelt haben. Archivierte Projekte können weiterhin geöffnet werden, wenn sie freigeschaltet waren.

Ja.  Vom Modul "Archiv" aus können archivierte Projekte wieder zurück in die Projektlisten verschoben werden, von denen sie ursprünglich kommen (sofern nicht abgeschlossen oder aufgehoben).

Wenn ein Unternehmen eingeladen wird, informiert der Vergabemarktplatz das Unternehmen und alle Benutzer automatisch per E-Mail.

Nein. Auch nach Beendigung des Projekts ist es weiterhin möglich, den Projektraum zu öffnen. Auch die Kommunikation mit der Vergabestelle bleibt hier gespeichert und kann nachträglich eingesehen werden.

Nein. Wenn kein Interesse besteht, kann das entsprechend freigeschaltete Projekt einfach aus der Projektliste entfernt werden.

Die Funktion ist nützlich, wenn sich in den Übersichtstabellen z. B. zuviele obsolete Projekte angesammelt haben. Archivierte Projekte werden in die Projektliste "Archiv" verschoben, sie können aber weiterhin geöffnet werden (sofern sie freigeschaltet waren).

Ja. Vom Modul "Archiv" aus können archivierte Projekte wieder zurück in die Projektlisten verschoben werden, von denen sie ursprünglich kommen (sofern nicht abgeschlossen oder aufgehoben).

Ja. Auch vom Archiv aus können Projekträume weiterhin geöffnet werden.

Ja.  Archivierte Projekte können wieder zurück in die Projektlisten verschoben werden, von denen sie ursprünglich kommen (sofern nicht abgeschlossen oder aufgehoben).

Dabei handelt es sich um ein Zertifikat, mit dem Unternehmen ihre Eignung gegenüber Öffentlichen Auftraggebern nachweisen können.

• Unternehmen des Bauhaupt- und Baunebengewerbes können bei den vom "Verein für die Präqualifikation von Bauunternehmen e. V." beauftragten Präqualifizierungsstellen ihre Eignung für öffentliche Bauaufträge in Deutschland mit einer eindeutigen Präqualifikationsnummer nachweisen. 
• Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich, die von Auftragsberatungsstellen oder von Industrie- und Handelskammern auf ihre Eignung im VOL-Bereich überprüft worden sind, werden in der bundesweiten Präqualifizierungsdatenbank für den Liefer- und Dienstleistungsbereich geführt.
  

In den meisten deutschen Bundesländern wird eine Präqualifizierung der Unternehmen nicht vorausgesetzt. Unternehmen sparen ggf. Kosten und Zeit, wenn sie über ein Präqualifizierungszertifikat verfügen. 

In die "Kategoriesuche" kann ein Suchbegriff eingegeben werden. Alle nicht auf den eingegebenen Suchbegriff passenden Branchen werden ausgeblendet bis das Aktionselement "Zurück zur letzten Ansicht" angeklickt wird. Über die Branchenliste (unterhalb des Eingabefeldes für die Kategoriesuche) kann der Benutzer auch anstelle der Suchbegriffeingabe durch die dort angezeigten Ober- und Unterkategorien in einer Baumstruktur navigieren. Je genauer die Branchen definiert sein sollen, umso tiefer muss in die Baumstruktur hineinnavigiert werden.
Um zurück in die oberste Ebene zu kommen, kann das Aktionselement "Alle Kategorien" angeklickt werden. 

Der auf dem Vergabemarktplatz angezeigte CPV-Code kann verwendet werden, um den Tätigkeitsbereich des Unternehmens zu beschreiben. Anstelle von Klartextformulierungen wird eine Ziffernfolge auf der Grundlage des "Common Procurement Vocabulary" benutzt, um die Branche zu umschreiben. Das CPV-Code-System ist international Standard.

Die Unternehmensdaten und alle Einstellungen werden vom Vergabemarktplatz gelöscht. Zudem werden alle Zugriffsmöglichkeiten auf freigeschaltete Projekträume, auf die dort hinterlegten elektronischen Unterlagen und Informationen sowie alle über den Vergabemarktplatz empfangenen und versendeten elektronischen Nachrichten entfernt.

Sollen mehrere Mitarbeiter unabhängige (eigene) Zugänge für den Vergabemarktplatz haben, können diese jederzeit erstellt werden. Selbstverständlich kann es für kleine Unternehmen genügen, mit nur einem Zugang - dem eigentlichen Unternehmenskonto - zu arbeiten.

Ein Benutzer kann nicht gelöscht werden, wenn es Projekte gibt, auf die er alleinigen Zugriff hat. Der Unternehmensaccount muss mindestens immer einen Unternehmensbenutzer haben, der über Administrationsrechte verfügt.

Ja. In den Benutzerdetails (Benutzer bearbeiten) können im Seitenabschnitt "Rechtevergabe" Administrationsrechte zugewiesen bzw. entzogen werden.

Jeder Benutzer kann so viele Suchprofile anlegen wie er möchte.

Als Auftragsgegenstand werden Lieferungen, Arbeiten oder Dienstleistungen bezeichnet, die Gegenstand des Auftrages bzw. der Bekanntmachungen sind. Vor allem bei EU-weiten Verfahren wird der Auftragsgegenstand unter Verwendung des Common Procurement Vocabulary (CPV) beschrieben.
Beispiel: Der Bereich "Abwasser- und Abfallbeseitigungs, Reinigungs- und Umweltschutzdienste" ist gemäß CPV mit der Ziffernfolge "90000000-7" codiert.

Durch Klicken des Aktionselements "Auswählen" wird der CPV-Code-Assistent geöffnet. Hiermit können über eine Baumstruktur die Auftragsgegenstände ausgewählt werden, die im Suchergebnis angezeigt werden sollen (Filter).
In der Tabelle "Ausgewählte Kategorien" werden alle Kategorien von Auftragsgegenständen angezeigt, die als Filter eingestellt bzw. vorgemerkt sind. In der Tabelle darunter werden alle Kategorien angezeigt, die grundsätzlich ausgewählt werden können. Die Auswahl eines Auftragsgegenstandes erfolgt jeweils über das Aktionselement "Auswählen".
Ein Klick auf das Aktionselement "Übernehmen" speichert die Auftragsgegenstandsauswahl temporär und führt den Benutzer zurück zum Modul "Bekanntmachungen".
Über eine eingebaute Volltextsuche kann anstelle der Baumstruktur auch in allen vorhandenen CPV-Codes nach Stichworten und Code-Bestandteilen gesucht werden.

Öffentliche Auftraggeber müssen bei der Durchführung von Vergabeverfahren bestimmte Vorgaben beachten. Welches Regelwerk angewendet werden muss, richtet sich danach, ob

• eine Bauleistung (dann VOB), 
• eine Liefer-/Dienstleistung (dann VOL) oder 
• eine Freiberufliche Leistung (dann VOF) nachgefragt wird.

Weil die Vergabeordnung Bestandteil von Bekanntmachungsinformationen ist, kann auf dem Vergabemarktplatz somit gezielt nach den gewünschten Leistungsarten gesucht werden. Um z. B. einen Suchlauf anzustoßen, der ausschließlich Bekanntmachungen zu Bauleistungen anzeigt, kann der Auswahlhaken entsprechend von "Alle" nach "VOB/A" geändert werden.

Konkret ist gemäß der Vergabe-Regelwerke VOB/A bzw. VOL/A zum Beispiel vorgesehen, dass nach Zuschlagerteilung bei Beschränkten Ausschreibungen und zusätzlich bei Vergaben nach der VOB bei Freihändigen Vergaben im Sinne einer transparenten Vergabe zu informieren ist. Auch ist vorgesehen, dass im Vorfeld über beabsichtigte Beschränkte Ausschreibungen zu informieren ist.

Wenn ein bestimmter Auftragswert überschritten wird, sieht das deutsche Vergaberecht vor, dass Öffentliche Auftraggeber ihr Beschaffungsvorhaben EU-weit bekanntgeben (bzw. ausschreiben). Wird der Wert nicht überschritten, muss die Bekanntmachung ggf. nur national erfolgen.

Jeder Benutzer kann so viele Suchprofile den Benachrichtigungsdienst aktivieren wie er möchte. Suchprofile sind grundsätzlich benutzerbezogen, d.h. jeder Benutzer verwaltet und nutzt die jeweils durch ihn selbst erstellten Suchprofile.

Ja. Der Benachrichtigungsdienst ist vollständig deaktiviert, wenn im Modul "Benachrichtigungsdienst" nirgends ein Haken gesetzt ist.

Der automatische Benachrichtigungsdienst prüft einmal täglich, ob auf dem Vergabemarktplatz neue Bekanntmachungen veröffentlicht wurden, die zu den Suchprofileinstellungen des Benutzers passen. Der Benutzer erhält daraufhin einmal am Tag eine Übersicht der relevanten Bekanntmachungen, die er auf dem Vergabemarktplatz abrufen kann.

Nein. Benutzer können nur von anderen Unternehmensbenutzern mit Administratorrechten gelöscht werden.

Nein. Benutzer können nur von anderen Unternehmensbenutzern mit Administratorrechten entsperrt werden.

Nein. Änderungen an den Benutzerrechten können immer nur von anderen Benutzern mit Administratorrechten vorgenommen werden.

Auf der Startseite des Vergabemarktplatz findet der Benutzer die Funktion "Passwort vergessen".

"Lose" sind kleinere Auftragseinheiten, in die umfangreiche Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträge ggf. zerteilt werden. Kleine und mittlere Unternehmen mit geringerer Leistungsfähigkeit erhalten so die Chance, am Wettbewerb teilzunehmen.

Die Angebotsfrist bezeichnet den Zeitpunkt, bis zu dem das Angebot bei der Vergabestelle abgegeben werden muss.

Die Teilnahmefrist wird nur bei zweistufigen Verfahren im Rahmen eines Teilnahmewettbewerbs angegeben (Nichtoffene bzw. Verhandlungsverfahren).

Bis zu diesem Zeitpunkt sind Bieter an ihre Angebote gebunden.

Ja. Sie können zeitlich nach hinten verschoben werden (z. B. vom 11.04. auf den 12.04). Falls die Vergabestelle eine Berichtigung vornimmt, wird diese im Modul "Verfahrensangaben" – in der Tabelle  ganz oben auf der Seite – angezeigt ("Verfügbare Formulare").

Der Begriff ersetzt in den neuen Vergabe- und Vertragsordnungen den veralteten Ausdruck "Verdingungsunterlagen". Bestandteile sind das Anschreiben (Aufforderung zur Angebotsabgabe) oder Begleitschreiben für die Abgabe der angeforderten Unterlagen, sowie die Bewerbungsbedingungen, einschließlich der Angabe der Zuschlagskriterien und deren Gewichtung, sofern nicht in der Bekanntmachung bereits genannt, die Vertragsunterlagen, die aus Leistungsbeschreibung und Vertragsbedingungen bestehen.
Die Bewerbungsbedingungen enthalten sämtliche Verfahrensvorgaben (Fristen, Vorgaben für die Form der Angebote, Umgang mit unvollständigen Angeboten, Muster und Proben, Patentrechte, etc.), die die Bieter bei der Erarbeitung und Abgabe ihrer Angebote beachten müssen.

Gemeint sind Dokumente, die zwingend vom Bieter herunterzuladen und auszufüllen sind. Sie sind notwendig, um ein vollständiges Angebot bzw. einen vollständigen Teilnahmeantrag abzugeben. Zu den "auszufüllenden Dokumenten" gehören z. B. Angebotsschreiben, Vordrucke (Nachunternehmerverzeichnis), Eigenerklärungen, Tariftreueerklärungen.

Nein. Alle Vergabeunterlagen bleiben (wie das Projekt selbst) auf dem Vergabemarktplatz erhalten.

Die Anzeige der hochgeladenen Dateien erfolgt in der Regel mit einem installierten Programm lokal auf dem Computer. Die hierfür benötigte Software hängt vom Dateityp ab. Der Vergabemarktplatz ist aber zum Beispiel in der Lage, sog. GAEB-Dateien direkt anzuzeigen. GAEB wird insbesondere für Leistungsverzeichnisse im Baubereich verwendet. Eine Installation zusätzlicher Software ist hierfür nicht nötig. Der GAEB-Viewer zeigt Inhalte der Dateiformate GAEB 90, GAEB 2000 und GAEB XML an.

Wenn ein Freischaltungsantrag für den Zugriff auf den Projektraum gestellt wurde, wird immer nur der Benutzer benachrichtigt, der die "Freischaltung" beantragt hat. Weitere Benachrichtigungs-E-Mails zu diesem Verfahren werden stets an die Benutzer-E-Mail-Adresse versandt, die in dem Benutzerkonto hinterlegt ist. Das gleiche gilt für die Annahme von Einladungen oder für den Klick auf „Jetzt teilnehmen“ im Projektraum eines Verfahrens: Fortan erhält derjenige Benutzer, der diese Aktion durchgeführt hat, sämtliche Benachrichtigungs-E-Mails, dass eine neue Nachricht im Projektraum des Verfahrens eingestellt wurde.

Einladungen bzw. E-Mails, die Titel „Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes“ tragen, werden immer an die allgemeine Unternehmens-E-Mail-Adresse gesandt. Diese E-Mail-Adresse wird im Modul „Unternehmen“ (Verwaltungsbereich) geändert.  

Nein. Der Empfängerkreis wird vertraulich behandelt.

Nein. Das ist aus Gründen der Dokumentationspflicht nicht möglich.

Es kann jede Art von Dateityp an Nachrichten angehängt werden.

Die Anzeige der angehängten Dateien erfolgt in der Regel mit einem installierten Programm lokal auf dem Computer. Die hierfür benötigte Software hängt vom Dateityp ab. Der Vergabemarktplatz ist aber zum Beispiel in der Lage, sog. GAEB-Dateien direkt anzuzeigen. GAEB wird insbesondere für Leistungsverzeichnisse im Baubereich verwendet. Eine Installation zusätzlicher Software ist hierfür nicht nötig. Der GAEB-Viewer steht sowohl Vergabestellen als auch Bietern zur Verfügung und zeigt Inhalte der Dateiformate GAEB 90, GAEB 2000 und GAEB XML an.

Mit dem Bietertool stellt der Vergabemarktplatz eine Software zur elektronischen Angebotserarbeitung und -abgabe zur Verfügung (bzw. auch für Teilnahmeanträge) .

Einfach das Aktionselement "Bietertool starten" anklicken. Es werden eine Java-Laufzeitumgebung und Administrationsrechte auf dem Computer benötigt.
Mit folgenden Link kann überprüft werden, ob eine Java-Laufzeitumgebung installiert ist: http://www.java.com/de/download/installed.jsp.

Postalischer Versand: Unternehmen können ihre Unterlagen auf postalischem Weg einreichen.
Mantelbogen: Parallel zu einem elektronischen Teil, der mit dem Bietertool erstellt und eingereicht wird, muss ein Mantelbogen (ein separates Anschreiben) ausgedruckt, unterschrieben und per Post an die Vergabestelle gesendet werden (hierbei ist auf mögliche weitere Angaben oder Anforderungen der Vergabestelle zu achten).
Fortgeschrittene elektronische Signatur: Die Abgabe erfolgt ausschließlich elektronisch, dabei wird eine fortgeschrittene Signatur (Softwarezertifikat) vorausgesetzt.
Qualifizierte elektronische Signatur: Die Abgabe erfolgt ausschließlich elektronisch, dabei wird eine entsprechende Signaturkarte benötigt, in Kombination mit einem Kartenlesegerät.

Im Bietertool, im Modul "Abgabe". Hier kann der Abgabeassistent für das gewünschte Abgabeverfahren gestartet werden.

 Ja. Unter "Datei → Projekt speichern" können die Einstellungen / Eingaben gespeichert werden.

In diesem Feld können Anmerkungen für die Vergabestelle hinterlegt werden, z. B. weitere Ansprechpartner. Die Eingabe ist optional.

Ob Nebenangebote zulassen sind, legt die Vergabestelle bei der Erstellung des Projekts (Ausschreibung etc.) fest. Nur wenn sie zugelassen sind, können mit dem Bietertool Nebenangebote erstellt werden.

Es können alle gängigen Dateiformate an ein elektronisches Angebot bzw. einen Teilnahmeantrag angehängt werden. Aus Kompatibilitätsgründen sollten die gängigsten Formate verwendet werden.

Es hängt vom Dateityp ab, mit welchen Programmen diese bearbeitet werden können. In den meisten Fällen werden wahrscheinlich die gängigen Office-Programme benötigt.

Postalischer Versand: Unternehmen können ihre Unterlagen auf postalischem Weg einreichen.
Fortgeschrittene elektronische Signatur: Die Abgabe erfolgt ausschließlich elektronisch, dabei wird eine fortgeschrittene Signatur (Softwarezertifikat) vorausgesetzt.
Qualifizierte elektronische Signatur: Die Abgabe erfolgt ausschließlich elektronisch, dabei wird eine entsprechende Signaturkarte benötigt, in Kombination mit einem Kartenlesegerät.

Den gleichnamigen Reiter anwählen und dann den Abgabe-Assistenten starten.

Elektronische Signaturen werden für die Abwicklung elektronischer Prozesse mit der Öffentlichen Verwaltung benötigt. Im deutschen Signaturgesetz werden vier Niveaus unterschieden (aufsteigend): angefangen von der "Einfachen Elektronischen Signatur" über die "Fortgeschrittene Elektronische Signatur" bis zur "Qualifizierten Elektronischen Signatur".

Akkreditierte Anbieter qualifizierter Zertifikate sind T-Systems, Sparkassen-Finanzgruppe, DATEV, D-TRUST, Deutsche Post AG. Zusätzlich zur Signatur werden ein Kartenlesegerät und eine Chipkarte mit dazugehöriger PIN benötigt.