Projektraum für Unternehmen

Inhalt

Übersicht

Nach erfolgter Freischaltung bzw. Einladungsannahme erhalten die Benutzer Zugang zu dem Projektraum ihrer freigeschalteten Ausschreibungen etc. Hier können sie sämtliche Vergabeunterlagen einsehen und herunterladen oder mit der Vergabestelle kommunizieren und elektronische Angebote abgeben.

Screenshot: Übersicht Bereich: "Benachrichtigungsdienst"

Häufig gestellte Fragen

Erfolgt die Freischaltung des Zugangs zu einem Projektraum benutzerweise?

Nein. Die Freischaltung des Zugangs erfolgt grundsätzlich für alle Benutzer des entsprechenden Unternehmensaccounts.
Gesperrte Benutzer haben erst Zugriff, wenn sie im System wieder entsperrt wurden.

Was bedeuten die unterschiedlichen Angebotsarten (elektronische Angebotsabgabe)?

Folgende Varianten der Angebotsabgabe werden durch die Software grundsätzlich unterstützt. Im den einzelnen Verfahren kann die Vergabestelle entscheiden, welches Signaturniveau zugelassen wird.

Mantelbogen: Bei diesem Verfahren wird weder eine Signaturkarte noch ein Softwarezertifikat benötigt. Es ist ein Verfahren, bei dem nur die Angebotsunterlagen elektronisch übermittelt werden. Eine rechtsgültige Unterschrift muss in Form des Mantelbogens postalisch folgen. Das Angebot wird mit Hilfe des "Bietertools" elektronisch abgegeben, parallel dazu wird der Mantelbogen (ein separates Anschreiben) mit einem Hash-Wert (Prüfziffer) erzeugt. Dieser muss ausgedruckt, unterschrieben und per Post an die Vergabestelle gesendet werden. Auf weitere Angaben oder Anforderungen der Vergabestelle sollte geachtet werden.
Fortgeschrittene elektronische Signatur: Im Fall der elektronischen Angebotsabgabe per fortgeschrittener Signatur kann ein Angebot vollständig elektronisch abgegeben werden. Hierzu wird eine fortgeschrittene Signatur (Softwarezertifikat) benötigt, die bei verschiedenen Anbietern beantragt werden kann.
Qualifizierte elektronische Signatur: Die Angebotsabgabe per qualifizierter Signatur funktioniert im Prinzip wie die der fortgeschrittenen Signatur. Wesentlicher Unterschied: Die Signatur befindet sich auf einer entsprechenden Signaturkarte, die in Kombination mit einem Kartenlesegerät zu benutzen ist, welches am Computer angeschlossen wird. Signaturkarten können bei verschiedenen Trustcentern erworben werden (z.B. S-Trust, D-Trust, DATEV, Signtrust, TeleSec), Kartenlesegeräte werden im Handel angeboten.

Was ist das "Bietertool"?

Mit dem Bietertool stellt der Vergabemarktplatz Unternehmen eine Software zur elektronischen Angebotsabgabe zur Verfügung. Die Installation kann über den Bereich: "Angebot" im Projektraum angestoßen werden. Das Bietertool benötigt eine aktuelle Java-Laufzeitumgebung in der Version 6 oder 7. Mit folgenden Link kann überprüft werden, ob eine solche Umgebung installiert ist: http://www.java.com/de/download/installed.jsp. Für die Installation einer neuen Java-Laufzeitumgebung werden Administrationsrechte auf dem PC benötigt!

Mögliche Aktionen

Bekanntmachungstext herunterladen

Menüeintrag:	Projektraum › Verfahrensangaben
Benötigte(s) Recht/Rolle:	Benutzer

In der Tabelle ganz oben das Aktionselement: "Dokument generieren und herunterladen" anklicken (siehe Markierung 1 in Screenshot: "Bekanntmachungstext herunterladen").
Hierdurch wird ein Dateiexplorer-Fenster geöffnet, mit dem der Benutzer den Speicherort der Datei bestimmen kann. Der Bekanntmachungstext steht im Dateiformat .pdf zur Verfügung.

Screenshot: Bekanntmachungstext herunterladen

Vergabeunterlagen herunterladen

Menüeintrag:	Projektraum › Vergabeunterlagen
Benötigte(s) Recht/Rolle:	Benutzer

Voraussetzung für den Vollzugriff auf den Projektraum ist, dass die Freischaltung bzw. die Einladungsannahme für die entsprechende Ausschreibung bzw. den Teilnahmewettbewerb erfolgt ist.
Vergabeunterlagen können auch über den Menüpunkt: "Dokumente aus den Vergabeunterlagen im "Bietertool" abgerufen werden.

In den Tabellen die Datei suchen, die heruntergeladen werden soll. In der entsprechenden Tabellenzeile das Aktionselement: "Dokument herunterladen" anklicken (siehe Markierung 1 in Screenshot: "Vergabeunterlagen herunterladen").
Hierdurch wird ein Dateiexplorer-Fenster geöffnet, mit dem der Benutzer den Speicherort der Datei bestimmen kann.

Screenshot: Vergabeunterlagen herunterladen

Eingegangene Nachrichten öffnen

Menüeintrag:	Projektraum › Kommunikation
Benötigte(s) Recht/Rolle:	Benutzer

Voraussetzung für den Vollzugriff auf den Projektraum ist, dass die Freischaltung bzw. die Einladungsannahme für die entsprechende Ausschreibung bzw. den Teilnahmewettbewerb erfolgt ist.

In der Tabelle die Nachricht suchen, die geöffnet werden soll. In der entsprechenden Tabellenzeile das Aktionselement: "Detailsseite öffnen" anklicken (siehe Markierung 1 in Screenshot: "Eingegangene Nachrichten öffnen").
Hierdurch wird die Detailansicht der Nachricht geöffnet. Neben dem Nachrichtentext werden hier ggf. vorhandene Dateianhänge und die Dokumentation des Zugriffs auf diese Nachricht angezeigt.
Über den Empfang neuer Nachrichten informiert das System automatisch per E-Mail.

Screenshot: Eingegangene Nachrichten öffnen

Nachrichten verschicken

Menüeintrag:	Projektraum › Kommunikation
Benötigte(s) Recht/Rolle:	Benutzer

Voraussetzung für den Vollzugriff auf den Projektraum ist, dass die Freischaltung bzw. die Einladungsannahme für die entsprechende Ausschreibung bzw. den Teilnahmewettbewerb erfolgt ist.

Die Seite: "Ausgehende Nachrichten" aufrufen (siehe Markierung 1 in Screenshot: "Nachrichten verschicken").
Im Abschnitt: "Neue Nachricht an die Vergabestelle" den Betreff der Nachricht und den Nachrichtentext eingeben (siehe Markierung 3 in Screenshot: "Nachrichten verschicken").
Das Aktionselement: "Durchsuchen" anklicken, um für die Nachricht ggf. einen Dateianhang auszuwählen (siehe Markierung 4 in Screenshot: "Nachrichten verschicken"). Dann das Aktionselement: "Dokument hinzufügen" anklicken, um diesen Dateianhang hochzuladen (siehe Markierung 5 in Screenshot: "Nachrichten verschicken").
Hierdurch wird ein Dateiexplorer-Fenster geöffnet, mit dem der Benutzer die Datei bestimmen kann, die der Nachricht angehängt werden soll. Wenn der Anwender seine Auswahl bestätigt hat, wird die ausgewählte Datei in der Tabelle: "Dateianhänge" angezeigt. Erst wenn dann das Aktionselement: "Dokument hinzufügen" angeklickt wird, wird die Datei der Nachricht final angehängt.
Das Aktionselement: "Absenden" anklicken (siehe Markierung 6 in Screenshot: "Nachrichten verschicken").
Hierdurch wird die Nachricht an die Vergabstelle gesendet.

Screenshot: Nachrichten verschicken

Angebote bearbeiten

Menüeintrag:	Projektraum › Angebote
Benötigte(s) Recht/Rolle:	Benutzer

Voraussetzung für den Vollzugriff auf den Projektraum ist, dass die Freischaltung bzw. die Einladungsannahme für die entsprechende Ausschreibung bzw. den Teilnahmewettbewerb erfolgt ist.

Sofern das "Bietertool" nicht gestartet ist, im Abschnitt: "Elektronische Abgabe eines Angebotes mit Hilfe des Bietertools" das Aktionselement: "Bietertool starten" anklicken (siehe Markierung 1 in Screenshot: "Elektronische Angebote bearbeiten").
Nach dem Start muss im Bieterrool ausgewählt werden, für welches Projekt das Angebot bearbeitet werden soll. Beim Erstaufruf eines Projekts werden zunächst die Projektdaten vom Server heruntergeladen. Danach können die für das Angebot benötigten Angebotsdaten eingegeben sowie die dazugehörenden Dokumente angehängt werden.
Im Bietertool den Menüpunkt: "Basisdaten zum Angebot" aufrufen und hier die Kontaktdaten und die Preisinformationen zum Angebot eingeben (siehe Markierung 3 in Screenshot: "Bietertool für Angebote").
Der im Bietertool verfügbare Menüpunkt: "Basisdaten zum Angebot" besteht aus mehreren Seiten, die vollständig ausgefüllt werden müssen. Die Menüpunkte: "Allgemeine Informationen" sowie "Dokumente aus den Vergabeunterlagen" dienen lediglich der Information/Einsicht der Vergabeunterlagen (siehe Markierung 1 und 2 in Screenshot: "Bietertool für Angebote").
Im Bietertool den Menüpunkt: "Dokumente zum Angebot" aufrufen und hier alle zum Angebot gehörenden Dokumente hinzufügen (siehe Markierung 4 in Screenshot: "Bietertool für Angebote").
Der im Bietertool verfügbare Menüpunkt: "Dokumente zum Angebot" besteht aus mehreren Seiten. Auf der Seite: "Auszufüllende Dokumente" angezeigte Dokumente müssen mit einem Doppelklick geöffnet werden, um diese zu bearbeiten. Fertig bearbeitete Dokumente müssen dann gespeichert werden (weitere Infos hierzu werden im Bietertool angezeigt). Auf der Seite: "Eigene Dokumente" können dem Angebot eigene Dokumente wie Eigenerklärungen, Referenzen etc. hinzugefügt werden.
Das Bietertool schließen. Die Rückfrage des Tools bestätigen, wenn das Projekt nun gespeichert werden soll (siehe Markierung 1 in Screenshot: "Rückfrage Bietertool").
Hierdurch werden die aktuellen Einstellungen des Angebots gespeichert, sodass das Angebot zu einem späteren Zeitpunkt weiter bearbeitet werden kann.
Sobald alle Angebotsdaten und Unterlagen vervollständigt wurden, kann das Angebot (elektronisch) abgegeben werden

Screenshot: Elektronische Angebote bearbeiten

Teilnahmeanträge bearbeiten

Menüeintrag:	Projektraum › Teilnahmeanträge
Benötigte(s) Recht/Rolle:	Benutzer

Voraussetzung für den Vollzugriff auf den Projektraum ist, dass die Freischaltung bzw. die Einladungsannahme für die entsprechende Ausschreibung bzw. den Teilnahmewettbewerb erfolgt ist.

Sofern das "Bietertool" aktuell nicht gestartet ist, im Abschnitt: "Elektronische Abgabe eines Teilnahmeantrags mit Hilfe des Bietertools" das Aktionselement: "Bietertool starten" anklicken (siehe Markierung 1 in Screenshot: "Elektronische Teilnahmeanträge bearbeiten").
Nach dem Start muss im Bieterrool ausgewählt werden, für welches Projekt der Teilnahmeantrag bearbeitet werden soll. Beim Erstaufruf eines Projekts werden zunächst die Projektdaten vom Server heruntergeladen. Danach können die für den Teilnahmeantrag benötigten Angaben eingegeben sowie die dazugehörenden Dokumente angehängt werden.
Im Bietertool den Menüpunkt: "Basisdaten zum Teilnahmeantrag" aufrufen und hier die Ansprechpartner sowie ggf. sonstige Angaben zum Teilnahmeantrag eingeben (siehe Markierung 3 in Screenshot: "Bietertool für Teilnahmeanträge").
Der im Bietertool verfügbaren Menüpunkte: "Allgemeine Informationen" sowie "Dokumente aus den Vergabeunterlagen" dienen der Information/Einsicht der Vergabeunterlagen, hier müssen keine Eingaben gemacht werden (siehe Markierung 1 und 2 in Screenshot: "Bietertool für Teilnahmeanträge").
Im Bietertool den Menüpunkt: "Dokumente zum Teilnahmeantrag" aufrufen und hier alle zum Angebot gehörenden Dokumente hinzufügen (siehe Markierung 4 in Screenshot: "Bietertool für Teilnahmeanträge").
Der im Bietertool verfügbare Menüpunkt: "Dokumente zum Angebot" besteht aus mehreren Seiten. Auf der Seite: "Auszufüllende Dokumente" angezeigte Dokumente müssen mit einem Doppelklick geöffnet werden, um diese zu bearbeiten. Fertig bearbeitete Dokumente müssen dann gespeichert werden (weitere Infos hierzu werden im Bietertool angezeigt). Auf der Seite: "Eigene Dokumente" können dem Teilnahmeantrag eigene Dokumente wie Eigenerklärungen, Referenzen etc. hinzugefügt werden.
Das Bietertool schließen. Wenn das Projekt - d.h. die Änderungen daran - gespeichert werden soll, die Rückfrage des Bietertools bestätigen (siehe Markierung 1 in Screenshot: "Rückfrage Bietertool").
Hierdurch werden die aktuellen Einstellungen des Teilnahmeantrags gespeichert, sodass der Teilnahmeantrag zu einem späteren Zeitpunkt weiter bearbeitet werden kann.
Sobald alle Angaben und Unterlagen vervollständigt wurden, kann der Antrag (elektronisch) abgegeben werden

Screenshot: Elektronische Teilnahmeanträge bearbeiten

Angebote abgeben

Menüeintrag:	Projektraum › Angebote
Benötigte(s) Recht/Rolle:	Benutzer

Voraussetzung für den Vollzugriff auf den Projektraum ist, dass die Freischaltung bzw. die Einladungsannahme für die entsprechende Ausschreibung bzw. den Teilnahmewettbewerb erfolgt ist.
Voraussetzung für eine elektronische Angebotsabgabe ist, dass die Vergabestelle die Möglichkeit zur Abgabe von elektronischen Angeboten vorgesehen hat.
Voraussetzung für eine elektronische Angebotsabgabe ist, dass das sog. "Bietertool" installiert ist.
Voraussetzung für eine Angebotsabgabe ist, dass zuvor alle Angebotsdaten und Unterlagen mithilfe des Bietertools vervollständigt wurden (siehe "Angebote bearbeiten").

Sofern das "Bietertool" nicht gestartet ist, im Abschnitt: "Elektronische Abgabe eines Angebotes mit Hilfe des Bietertools" das Aktionselement: "Bietertool starten" anklicken (siehe Markierung 1 in Screenshot: "Elektronische Angebote bearbeiten").
Nach dem Start muss im Bieterrool ausgewählt werden, für welches Projekt das Angebot abgegeben werden soll. Nur wenn in dem gewählten Projekt bereits alle Angebotsdaten und Unterlagen vervollständigt wurden, kann das Angebot sofort abgegeben werden. Wenn noch nicht alle Angebotsdaten und Unterlagen vervollständigt wurden, müssen zunächst die fehlenden Daten und Unterlagen vervollständigt werden (siehe hierzu auch: Angebote bearbeiten).
Im Bietertool - unter dem Menüpunkt: "Abgabe" - auswählen, ob das Angebot postalisch, im Mantelbogenverfahren, im Verfahren mit fortgeschrittener Signatur oder im Verfahren mit qualifizierter Signatur abgegeben werden soll (siehe Markierung 5 in Screenshot: "Elektronische Angebote bearbeiten"): Dazu die nach der gewünschten Abgabeart benannte Seite im Bietertool aufrufen (siehe Markierung 6 in Screenshot: "Elektronische Angebote bearbeiten") und dort das Aktionselement: "Abgabe-Assistent starten" anklicken (siehe Markierung 7 in Screenshot: "Elektronische Angebote bearbeiten").
Hierdurch wird der Abgabe-Assistent gestartet. Der Abgabe-Assistent begleitet den Benutzer durch mehrere Schritte, um das bearbeitete Angebot bei der Vergabestelle abzugeben (von der Prüfung der Preisangaben bis hin zur finalen Angebotsabgabe).
Im Abgabe-Assistent das Aktionselement: "Weiter" anklicken, um die Schritte bis zur Angebotsabgabe zu bestätigen (siehe Markierung 1 in Screenshot: "Abgabe-Assistent").
Alle Angebote werden im Projektraum unter dem Menüpunkt "Angebote" gelistet, sobald sie abgegeben wurden.

Screenshot: Abgabe-Assistent

Teilnahmeanträge abgeben

Menüeintrag:	Projektraum › Teilnahmeanträge
Benötigte(s) Recht/Rolle:	Benutzer

Voraussetzung für den Vollzugriff auf den Projektraum ist, dass die Freischaltung bzw. die Einladungsannahme für die entsprechende Ausschreibung bzw. den Teilnahmewettbewerb erfolgt ist.
Voraussetzung für eine elektronische Abgabe von Teilnahmeanträgen ist, dass die Vergabestelle die Möglichkeit zur Abgabe von elektronischen Teilnahmeanträgen vorgesehen hat.
Voraussetzung für eine elektronische Abgabe von Teilnahmeanträgen ist, dass das sog. "Bietertool" installiert ist.
Voraussetzung für eine Abgabe von Teilnahmeanträgen ist, dass zuvor alle Angaben und Unterlagen mithilfe des Bietertools vervollständigt wurden (siehe "Angebote bearbeiten").

Sofern das "Bietertool" nicht gestartet ist, im Abschnitt: "Elektronische Abgabe eines Teilnahmeantrags mit Hilfe des Bietertools" das Aktionselement: "Bietertool starten" anklicken (siehe Markierung 1 in Screenshot: "Elektronische Teilnahmeanträge bearbeiten").
Nach dem Start muss im Bieterrool ausgewählt werden, für welches Projekt der Teilnahmeantrag abgegeben werden soll. Nur wenn in dem gewählten Projekt bereits alle Angaben und Unterlagen vervollständigt wurden, kann der Teilnahmeantrag sofort abgegeben werden. Wenn noch nicht alle Angaben und Unterlagen vervollständigt wurden, müssen zunächst die fehlenden Angaben und Unterlagen vervollständigt werden (siehe hierzu auch: Teilnahmeanträge bearbeiten).
Im Bietertool - unter dem Menüpunkt: "Abgabe" - auswählen, ob der Teilnahmeantrag postalisch, im Mantelbogenverfahren, im Verfahren mit fortgeschrittener Signatur oder im Verfahren mit qualifizierter Signatur abgegeben werden soll (siehe Markierung 5 in Screenshot: "Elektronische Teilnahmeanträge bearbeiten"). Dazu die nach der gewünschten Abgabeart benannte Seite im Bietertool aufrufen (siehe Markierung 6 in Screenshot: "Elektronische Teilnahmeanträge bearbeiten") und dort das Aktionselement: "Abgabe-Assistent starten" anklicken (siehe Markierung 7 in Screenshot: "Elektronische Teilnahmeanträge bearbeiten").
Hierdurch wird der Abgabe-Assistent gestartet. Der Abgabe-Assistent begleitet den Benutzer durch mehrere Schritte, um den bearbeiteten Teilnahmeantrag bei der Vergabestelle abzugeben (von der Prüfung der Preisangaben bis hin zur finalen Angebotsabgabe).
Im Abgabe-Assistent das Aktionselement: "Weiter" anklicken, um die Schritte bis zur Abgabe des Teilnahmeantrags zu bestätigen (siehe Markierung 1 in Screenshot: "Abgabe-Assistent")..
Alle bereits Teilnahmeanträge werden im Projektraum unter dem Menüpunkt "Teilnahmeanträge" gelistet, sobald sie abgegeben wurden.