Grundprinzip Vergabemarktplatz
Alle Menüpunkte auf dem Vergabemarktplatz werden "Module" genannt.
Mit Hilfe des Moduls: "Bekanntmachungen" suchen Unternehmen auf dem Vergabemarktplatz Bekanntmachungsinformationen und lassen sich diese anzeigen. Bei Verfahren, die eine vollelektronische Abwicklung zulassen, kann im Fenster mit den Bekanntmachungsinformationen die Zulassung zur Verfahrensteilnahme auf dem Vergabemarktplatz beantragt werden.
Mit einer Antragsbewilligung ("Freischaltung") gewährt die Vergabestelle den Antragstellern Zugang zum sog. "Projektraum". So heißt auf dem Vergabemarktplatz der geschlossene Bereich zu jedem Vergabeverfahren bzw. jeder Bekanntmachung, in dem die Vergabeunterlagen abgerufen und in dem mit der Vergabestelle kommuniziert werden kann.
Um ein elektronisches Angebot oder auf elektronischem Weg einen Antrag zu einem Teilnahmewettbewerb einzureichen, kann über den Projektraum das "Bietertool" gestartet werden – so heißt die Software, die für die Erstellung und Abgabe benötigt wird. Sie kann über den Projektraum installiert werden.
Zutritt zu Projekträumen / Einladungen
Um auf dem Vergabemarktplatz die für Unternehmen freigeschalteten Projekträume zu öffnen, wird das Modul: "Projekte › Freigeschaltet" verwendet. Dabei ist eine Anmeldung am System nötig.
Manchmal fordert eine Vergabestelle Unternehmen von sich aus zur Teilnahme an einem bestimmten Verfahren auf. Das aufgeorderte Unternehmen wird in diesem Fall also nicht mehr zwingend selbst aktiv. Der Vorgang wird als "Einladung" bezeichnet.
Im Modul: "Einladung" werden Projekträume angezeigt, zu denen ein Unternehmen eingeladen wurde. Nimmt ein Unternehmen seine Einladung an, erhält es Zugriff auf den Projektraum. Der freigeschaltete Projektraum wird dann automatisch in die Projektübersicht: "Freigeschaltet" verschoben.
Hinweis: Es kann immer nur ein Projektraum zur Zeit geöffnet sein.
Unternehmenskonto und -benutzer
Am Unternehmenskonto angemeldet, können sog. "Benutzerkonten" erstellt und verwaltet werden. Ein "Benutzer" entspricht einem über das Unternehmenskonto verwalteten Account, der mit dem eigentlichen Unternehmenskonto verquickt ist, aber über eine eigenständige Anmeldung und Einstellungen verfügt.
Das System Vergabemarktplatz unterscheidet zwei Benutzertypen:
- Benutzer ohne Administratorrechte: Diese können die meisten Funktionen des Vergabemarktplatz nutzen (z.B. Recherche, Projektraum etc.), mit Ausnahme der zwei Verwaltungsbereiche, in denen die Stammdaten des Unternehmens und die Benutzer verwaltet werden.
- Benutzer mit Administratorrechten: Diese können durchweg alle Funktionen des Vergabemarktplatz nutzen.
Bekanntmachungssuche
Die Startseite des Vergabemarktplatz gibt auch ohne Anmeldung eine Übersicht der 20 aktuellsten Bekanntmachungen aus. Eine Anmeldung am System hat gleichwohl Vorteile:
- Für das Unternehmenskonto / für jedes Benutzerkonto können auf dem Vergabemarktplatz Suchprofile angelegt werden. Diese können - nach der Anmeldung - auf die Startseite angewendet werden, so dass hier nicht undifferenziert alle, sondern nur persönlich zugeschnittene Ergebnisse angezeigt werden. Auf der persönlichen Startseite gibt es ein Auswahlelement, um Suchprofile auf die Startseite anzuwenden.
- Interessante Bekanntmachungen können für spätere Zwecke auf eine "Vormerkliste" gesetzt werden. Ein Aktionselement in der Suchergebnisliste merkt das gewünschte Verfahren vor.
- Im Fenster mit den Bekanntmachungsinformationen kann sofort die "Freischaltung" beantragt werden, falls der Wunsch besteht Zugriff auf einen Projektraum zu erhalten.
Die Schnellsuche (oben im Vergabemarktplatz) garantiert, dass von überall aus schnell eine Stichwortsuche angestoßen werden kann. Alle Suchvorgänge können auch hierbei durch das Modul für die Bekanntmachungssuche sehr genau eingegrenzt werden. Zum Beispiel erlaubt die Auftragsgegenstandssuche, nur alle verfügbaren Bekanntmachungen eines ganz bestimmten Bereichs anzuzeigen (z.B. "Bauarbeiten").
Der komfortabelste Weg der Bekanntmachungssuche auf dem Vergabemarktplatz ist der Benachrichtigungsdienst: An die im angemeldeten Konto hinterlegte E-Mail-Adresse wird einmal täglich eine maßgeschneiderte Nachricht mit relevanten Bekanntmachungen gesendet. Eine manuell angestoßene Bekanntmachungssuche kann so entfallen.
Projektraum-Listen
Neben "Freigeschaltet"gibt es noch drei weitere Module, in denen Projekträume verwaltet werden:
- Das Modul: "Freischaltungsanträge" enthält alle Projekträume, bei denen noch die Entscheidung der Vergabestelle aussteht, die Freischaltung abgelehnt wurde oder der Antrag von der Vergabetstelle nicht innerhalb der zulässigen Frist bearbeitet wurde.
- Hinter dem Modul: "Archiv" verbirgt sich eine Liste nicht mehr aktiver oder "unwichtig" gewordener Verfahren (z.B. abgeschlossene Verfahren oder durch die Vergabestelle aufgehoben).
- Im Modul: "Einladung" befinden sich Projekträume, zu denen das Unternehmen von der Vergabestelle eingeladen wurde. Die Einladung kann über das Fenster mit dessen Bekanntmachungsinformationen bestätigt werden.
Suchprofile und Benachrichtigungsdienst
Bei "Suchprofilen" handelt es sich um Vorgaben zu den Einstellungen für die Bekanntmachungssuche. Im Modul: "Suchprofil" können sie erstellt und verwaltet werden. Suchprofile können auf der Startseite des Vergabemarktplatz eingesetzt werden (siehe "Suche nach Aufträgen) und für den Benachrichtigungsdienst.
Elektronische Angebote / Anträge für Teilnahmewettbewerbe
Elektronische Angebote bzw. Teilnahmeanträge zu Teilnahmewettbewerben erstellen, bearbeiten und direkt bei der zuständigen abliefern: Mit dem sog. "Bietertool" hält der Vergabemarktplatz für diese Aufgaben eine separate Software bereit.
Installation und Ausführung setzen eine aktuelle Java-Laufzeitumgebung voraus (Version 6 oder größer). Der Benutzer startet das Bietertool ausgehend vom Projektraum des Verfahrens, für das er ein Angebot bzw. einen Teilnahmeantrag erstellen/bearbeiten bzw. abgegeben möchte (Modul: "Elektronische Angebote" / "Elektronische Teilnahmeanträge").
Das Bieterttol verfügt über ein eigenes Menü ..
Oft kommt es im Vorwege zu einer Eignungsprüfung.
Unter anderem ermöglicht die Erstellung eines Unternehmenskontos auch, für Unternehmen Tätigkeitsbereiche anzugeben. Vergabestellen können auf der Suche nach geeigneten Unternehmen gezielt Ausschau halten nach potentiellen Bietern, die sich für bestimmte Branchen eingetragen haben. Hierdurch werden diese Unternehmen für die Vergabestelle also gut auffindbar. Mitunter ergibt sich für Unternehmen die Chance, nicht selbst tätig werden zu müssen, sondern auf ein Verfahren aufmerksam gemacht zu werden.